Jika seperti banyak orang di seluruh dunia Anda menggunakan Microsoft Outlook untuk mengirim dan menerima email pribadi atau bisnis, Anda mungkin bertanya-tanya apakah ada lebih banyak yang dapat Anda lakukan untuk melindungi akun Anda. Email dapat berisi banyak informasi sensitif, jadi wajar jika Anda ingin memahami fitur privasi dan keamanan yang ada di Outlook. Jika saat ini Anda tidak menggunakan semua fitur itu, akun email Anda mungkin tidak seaman mungkin. Untungnya, panduan ini ada di sini untuk membantu.


Email Microsoft Outlook

Di bawah ini, kami akan memandu Anda melalui semua pengaturan paling penting yang diperlukan untuk menopang Outlook. Kami juga akan menjelaskan cara mulai mengirim email dengan enkripsi yang kuat untuk memastikan data Anda terlindung dari pengintaian dan peretas.

Siapkan kata sandi untuk melindungi File Data Outlook Anda

Apakah Anda menggunakan versi mandiri Outlook (2007, 2010, 2016, 2020) atau Outlook di Office 365, hal pertama yang harus Anda lakukan adalah mengatur kata sandi untuk file data Outlook Anda (.pst). Ini akan memastikan bahwa data pribadi Anda tidak dapat diakses jika orang lain menggunakan komputer Anda - atau mencoba mengakses Outlook Anda saat Anda jauh dari keyboard.

Segera setelah kata sandi ditetapkan, Anda akan diminta kata sandi saat Outlook diluncurkan dan saat file a.pst dibuka.

  1. Buka Outlook dan klik pada mengajukan tab di kiri atas jendela
  2. Klik Pengaturan akun > Pengaturan akun

    pengaturan akun microsoft

  3. Pilih tab file data dan sorot File Data Outlook (.pst) yang ingin Anda lindungi dengan kata sandi. Di Office 365 Anda akan melihat berbagai jenis file data Outlook (file .pst) termasuk file arsip dan file kotak masuk. Anda ingin kata sandi melindungi file data kotak masuk (inbox.pst) - jadi klik dua kali pada yang itu.
  4. Klik Ganti kata sandi

    ubah kata sandi di bawah folder pribadi

  5. Sekarang masukkan kata sandi ke dalam Kata sandi baru dan Verifikasi kata sandi kotak. Kata sandi harus kuat, jadi pastikan itu adalah campuran karakter, angka, dan simbol huruf besar dan kecil.
  6. Klik baik dan kata sandi akan ditetapkan.

Ingatlah bahwa jika Anda lupa kata sandi, Anda akan dikunci dari File Data Outlook Anda. Microsoft tidak dapat mengambil kata sandi atau akun yang hilang. Jadi, Anda harus memastikan bahwa Anda dapat mengingat kata sandi - atau menyimpannya di pengelola kata sandi yang aman.

Pilih kata sandi yang kuat

Tidak masalah apakah Anda memilih kata sandi untuk masuk ke Office 365 atau untuk File Data Outlook, Anda harus memilih kata sandi yang kuat..

Ingat bahwa jika Anda menggunakan Outlook di tempat kerja atau di sekolah, ada kemungkinan bahwa Anda berada di server pertukaran Microsoft. Jika demikian, Anda harus berbicara dengan administrator sistem lokal Anda untuk mengatur kata sandi.

Setiap kata sandi yang Anda gunakan (untuk setiap akun online yang Anda miliki) harus unik. Ini akan menghentikan peretas agar tidak dapat mengakses akun sekunder seandainya seseorang ditembus. Kata sandi yang kuat harus menyertakan karakter, angka, dan simbol atas dan bawah.

Semakin lama kata sandi, akan semakin aman. Karena alasan ini, disarankan untuk menggunakan pengelola kata sandi untuk melindungi Outlook Anda (dan semua akun Anda lainnya) dengan kata sandi unik yang kuat. Jangan pernah memilih kata sandi yang jelas seperti ulang tahun, nama hewan peliharaan, dan informasi lain yang berpotensi ditebak.

Selain itu, jangan pernah meninggalkan kata sandi Anda di tempat yang mudah dikenali. Kata sandi pada post-it note yang macet ke monitor komputer Anda mungkin nyaman, tetapi juga memberikan akses mudah ke PC kepada siapa pun ke akun Anda.

Pengaturan Autor Faktor Ganda

Jika Anda telah pindah ke menggunakan Outlook di Office 365, disarankan agar Anda mengatur auth faktor ganda (2FA). Ini akan meningkatkan keamanan akun Office 365 Anda dan melindungi semua email Anda.

Menggunakan versi Office 365 online Outlook berarti bahwa kata sandi dan metode 2FA Anda selalu diperlukan untuk masuk. Namun, perlu dicatat bahwa jika Anda membiarkan klien web masuk - seseorang dapat mengakses email Anda saat Anda jauh dari komputer Anda. Untuk alasan ini, penting untuk memastikan bahwa Anda keluar secara teratur.

Jadikan barang pribadi

Siapa pun yang menggunakan Outlook di server Exchange dapat memilih untuk menjadikan item pribadi saat dibuat. Saat Anda membuat item menjadi pribadi, pengguna lain di server Exchange tidak dapat mengakses detail spesifik apa pun untuk item itu.

Untuk menjadikan barang pribadi, klik kotak centang pribadi di sebelah item saat Anda membuatnya. Ingatlah bahwa pengguna lain dengan izin untuk mengakses folder Anda akan dapat membuka item kecuali Anda secara khusus menolak akses mereka.

Dengan demikian, untuk memastikan barang-barang dirahasiakan, Anda harus memilih Pilihan dalam Menu alat dan klik pada Delegasi tab. Sekarang, pilih pengguna dan klik Izin untuk membatalkan pilihan Delegasi Dapat Melihat Barang Pribadi Saya kotak centang. Anda perlu mencabut akses untuk setiap pengguna individu.

Amankan folder Anda

Melindungi folder individual dengan kata sandi adalah cara terbaik untuk menghentikan siapa pun yang mengakses data pribadi Anda. Ini bisa sangat penting di kantor yang sibuk di mana orang bebas untuk berjalan di sekitar meja tanpa disadari. Untuk mengatur kata sandi untuk folder pribadi Anda:

  1. Klik kanan pada folder tingkat atas Anda, ini biasa disebut Folder Pribadi
  2. Pilih Properti Untuk Folder Pribadi
  3. Sementara di Umum klik tab Maju
  4. Klik Ubah Kata Sandi dan masukkan kata sandi aman di kedua bidang

Memilih Simpan Kata Sandi Ini Di Daftar Kata Sandi Anda akan memungkinkan peretas (atau rekan kerja, anggota keluarga, atau teman serumah) untuk dengan mudah melewati perlindungan kata sandi ini. Jadi, jangan klik ini dan pastikan Anda mengingat kata sandi Anda atau menyimpannya di pengelola kata sandi yang aman.

Perlu dicatat bahwa Anda tidak dapat melindungi setiap sub-folder dengan kata sandi. Anda hanya dapat melindungi segala sesuatu dengan kata sandi dari folder tingkat atas.

Perbarui Outlook

Kerentanan baru untuk browser dan perangkat lunak ditemukan secara teratur. Untuk alasan ini, penting untuk memperbarui versi Outlook Anda secara teratur, serta browser Anda, dan sistem operasi Anda.

Menjaga sistem Anda diperbarui dengan tambalan keamanan terbaru untuk Windows Defender, serta memastikan bahwa Anda memiliki peranti lunak antivirus terbaru - akan mencegah Anda menjadi korban virus, spyware, rootkit, dan trojan yang juga dapat memberikan akses bagi para peretas ke email Outlook Anda.

Untuk memeriksa pembaruan, masuk ke Office 365 dan pergi ke Outlook Informasi Akun jendela. Klik Akun Kantor di panel menu di sebelah kiri layar Anda. Jendela Informasi Produk Microsoft sekarang akan ditampilkan. Klik Pembaruan Office diikuti oleh Memperbarui sekarang untuk mengunduh dan menginstal versi terbaru. Jika Anda menjalankan aplikasi kantor, Anda mungkin diminta untuk menyalakannya kembali dan komputer Anda membuat pembaruan selesai dengan benar.

Cari ikon pengirim tepercaya

Saat Anda menerima email, penting untuk memeriksa perisai hijau dan pesan pengirim tepercaya. Ini akan memungkinkan Anda untuk memeriksa keamanan pesan yang masuk di kotak masuk Anda, terutama jika ada sesuatu yang mencurigakan..

Setiap kali sebuah pesan tiba di Outlook yang tidak memiliki ikon pengirim tepercaya, ada baiknya memeriksa dengan pengirim untuk memverifikasi bahwa mereka benar-benar mengirim pesan; Jika tidak, itu bisa menjadi serangan phishing.

Tambahkan kontak ke daftar pengirim yang aman dan diblokir

Menambahkan pengirim ke daftar pengirim yang diblokir memaksa pesan mereka untuk masuk ke folder email Sampah Anda. Ini adalah cara yang baik untuk memastikan email yang tidak diinginkan secara otomatis disaring.

Perbarui kata sandi untuk akun Microsoft Anda secara teratur

Selain memperbarui kata sandi untuk File dan folder Data Outlook Anda, penting untuk memastikan bahwa Anda secara teratur memperbarui kata sandi untuk akun Microsoft online Anda. Untuk melakukannya, ikuti langkah-langkah ini:

  1. Masuk ke akun Microsoft Anda dan klik ikon profil di kanan atas.
  2. Pilih Lihat akun Microsoft dari menu tarik-turun.
  3. Klik Keamanan dari menu yang muncul di bagian atas layar Anda.
  4. Klik Ganti kata sandi dari dalam menu dasar-dasar keamanan.
  5. Verifikasi identitas Anda melalui email atau kode teks.
  6. Ketikkan kata sandi lama Anda diikuti dengan kata sandi baru (Anda harus memasukkannya dua kali untuk mengaturnya).

Memperbarui kata sandi Anda secara teratur melindungi terhadap serangan brute force dan phishing, yang mungkin membuat kata sandi lama Anda rentan terhadap penyusup. Agar aman, Anda dapat mengaturnya untuk mengingatkan Anda untuk memperbarui kata sandi Anda setiap 72 hari. Jika Anda memiliki pengelola kata sandi, Anda dapat menggunakannya untuk menghasilkan kata sandi yang kuat secara otomatis setiap kali Anda diminta untuk memperbaruinya.

Periksa bilah alamat sebelum masuk

Baik Anda menggunakan Outlook atau Office 365, selalu perlu memeriksa URL di bilah alamat untuk memeriksa apakah Anda benar-benar masuk ke situs web resmi. Masuk ke akun Anda dari tautan di surel atau situs web dapat menyebabkan Anda secara tidak sengaja menyerahkan kredensial masuk Anda ke peretas.

Gunakan enkripsi untuk mengirim email di Office 365

Satu-satunya cara untuk memastikan bahwa email dilindungi saat transit adalah dengan mengamankannya menggunakan enkripsi ujung ke ujung. Outlook untuk Office 365 memberi pengguna kemampuan untuk mengirim email menggunakan enkripsi S / MIME dan Enkripsi Pesan Office 365.

S / MIME

Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions (S / MIME) adalah protokol yang banyak digunakan untuk mengirim pesan email yang ditandatangani secara digital dan dienkripsi. Ini adalah enkripsi paling direkomendasikan yang datang dengan Outlook.

Untuk menggunakan S / MIME di Outlook, pengirim dan penerima harus memiliki aplikasi email yang mendukung standar S / MIME. Untuk mengirim pesan menggunakan enkripsi S / MIME, Anda juga perlu menambahkan sertifikat S / MIME ke gantungan kunci di komputer Anda. Setelah mengatur sertifikat di komputer Anda, Anda perlu mengaturnya di Outlook:

  1. Klik Mengajukan di menu diikuti oleh Pilihan > Pusat Kepercayaan > Pengaturan Pusat Kepercayaan.
  2. Pilih Keamanan Email dari jendela di sebelah kiri.
  3. Dibawah Email terenkripsi, klik Pengaturan.
  4. Dalam Bagian Sertifikat dan Algoritma, klik Memilih dan pilih untuk sertifikat S / MIME.
  5. klik baik

Manajemen Hak Informasi

Enkripsi Pesan Office 365 disebut Manajemen Hak Informasi (IRM). Ini adalah metode enkripsi yang disediakan dalam Outlook itu. Untuk menggunakan IRM pengirim harus memiliki Enkripsi Pesan Office 365, yang termasuk dalam lisensi O365 E3.

Untuk menggunakan metode enkripsi ini klik Opsi dari dalam jendela penulisan pesan. Pilih enkripsi dan pilih pengaturan yang Anda butuhkan. Fitur Encrypt-Only hanya diaktifkan untuk pelanggan (pengguna Office ProPlus) yang juga menggunakan Exchange Online.

Mengenkripsi email di Office 2010 atau 2013

Ketika mengenkripsi pesan dalam Office 2010, Anda memiliki opsi untuk mengenkripsi satu pesan atau mengenkripsi semua pesan keluar. Untuk mengenkripsi satu pesan, ikuti langkah-langkah ini:

  1. Tulis pesan dan klik pada Pilihan tab.
  2. Di Opsi lanjutan, klik panah kecil di sudut kanan bawah.
  3. Pilih Pengaturan keamanan diikuti oleh Enkripsi konten dan lampiran pesan kotak centang.
  4. Tulis pesan Anda, lalu klik Kirim.

Jika Anda memilih untuk mengenkripsi semua pesan secara default, Anda akan dapat menulis dan mengirimnya tanpa melakukan apa pun pada saat itu. Namun, Anda harus ingat bahwa agar penerima dapat mendekripsi pesan-pesan itu, mereka akan memerlukan ID digital Anda. Untuk mengenkripsi semua pesan, ikuti langkah-langkah ini:

  1. Klik tautan Mengajukan tab di kanan atas.
  2. Klik Pilihan > Pusat Kepercayaan > Pengaturan Pusat Kepercayaan.
  3. Klik tautan Tab Keamanan Email, dan dibawah Email terenkripsi pilih menu Enkripsi konten dan lampiran untuk pesan keluar kotak centang.
  4. Untuk memilih sertifikat tertentu yang akan digunakan (S / MIME atau Exchange Server Security) klik Pengaturan.

Gunakan Mailvelope

Jika Anda lebih suka mengirim email dari dalam Outlook menggunakan enkripsi PGP yang kuat, maka perlu menggunakan ekstensi pihak ketiga Mailvelope. Kabar baiknya adalah bahwa Mailvelope sangat mudah digunakan dan akan memungkinkan Anda untuk mengirim email terenkripsi PGP ke penyedia email apa pun yang mendukung PGP.

Atur Penyaringan IP

Cara lain untuk memastikan bahwa Office 365 dan Outlook Anda aman adalah dengan melarang akses extranet ke layanan cloud bisnis Anda. Dengan membatasi alamat IP mana yang dapat mengakses akun Office 365 Anda, peretas tidak mungkin mengakses Outlook bahkan jika mereka berhasil mendapatkan kredensial dan kata sandi akun.

Namun, perlu dicatat bahwa mengaktifkan fitur ini berarti bahwa akun email hanya tersedia untuk anggota staf dari luar kantor dengan menyiapkan VPN.

Kesimpulan

Outlook memiliki banyak fitur keamanan asli yang dapat digunakan untuk memastikan bahwa email Anda terlindungi dengan baik. Tidak masalah apakah Anda menggunakan versi Outlook yang sedikit lebih lama atau versi terbaru yang datang dengan layanan berlangganan Office 365 - panduan ini akan membantu Anda memanfaatkan sebanyak mungkin pengaturan keamanan sebanyak mungkin..

Jika Anda ingin mengambil langkah-langkah tambahan untuk mengamankan PC Windows Anda, maka Anda harus mempertimbangkan menggunakan VPN Windows.

Brayan Jackson
Brayan Jackson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me