หากชอบหลายคนทั่วโลกที่คุณใช้ Microsoft Outlook เพื่อส่งและรับอีเมลส่วนตัวหรือธุรกิจคุณอาจสงสัยว่ามีอีกหลายวิธีที่คุณสามารถปกป้องบัญชีของคุณได้ อีเมลสามารถมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจำนวนมากดังนั้นจึงเป็นเรื่องปกติที่จะต้องการทำความเข้าใจเกี่ยวกับคุณลักษณะความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยที่สร้างไว้ใน Outlook หากคุณไม่ได้ใช้คุณสมบัติเหล่านี้ทั้งหมดบัญชีอีเมลของคุณอาจไม่ปลอดภัยเท่าที่ควร โชคดีที่คู่มือนี้ให้ความช่วยเหลือ.


อีเมล Microsoft Outlook

ด้านล่างนี้เราจะแนะนำคุณเกี่ยวกับการตั้งค่าที่สำคัญที่สุดที่จำเป็นสำหรับการใช้งาน Outlook เราจะอธิบายวิธีเริ่มส่งอีเมลด้วยการเข้ารหัสที่แข็งแกร่งเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณได้รับการปกป้องจากการสอดแนมและแฮกเกอร์.

ตั้งค่ารหัสผ่านเพื่อป้องกันไฟล์ข้อมูล Outlook ของคุณ

ไม่ว่าคุณจะใช้ Outlook เวอร์ชันสแตนด์อโลน (2007, 2010, 2016, 2020) หรือ Outlook บน Office 365 สิ่งแรกที่คุณควรทำคือตั้งค่ารหัสผ่านสำหรับไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) วิธีนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลส่วนบุคคลของคุณจะไม่สามารถเข้าถึงได้หากมีคนอื่นใช้คอมพิวเตอร์ของคุณหรือพยายามเข้าถึง Outlook ของคุณในขณะที่คุณไม่อยู่ที่คีย์บอร์ด.

ทันทีที่มีการตั้งรหัสผ่านคุณจะได้รับแจ้งให้ใส่รหัสผ่านของคุณทั้งสองเมื่อเปิดใช้งาน Outlook และเมื่อเปิดไฟล์ a.pst.

  1. เปิด Outlook แล้วคลิกที่ ไฟล์ แท็บที่ด้านบนซ้ายของหน้าต่าง
  2. คลิกที่ การตั้งค่าบัญชี > การตั้งค่าบัญชี

    การตั้งค่าบัญชี microsoft

  3. เลือกแท็บไฟล์ข้อมูลและเน้นไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) ที่คุณต้องการป้องกันด้วยรหัสผ่าน ใน Office 365 คุณจะเห็นไฟล์ข้อมูล Outlook (ไฟล์. pst) ประเภทต่างๆรวมถึงไฟล์เก็บถาวรและไฟล์กล่องขาเข้า คุณต้องการรหัสผ่านเพื่อป้องกันไฟล์ข้อมูลกล่องจดหมายเข้า (inbox.pst) - ให้ดับเบิลคลิกที่ไฟล์นั้น.
  4. คลิกที่ เปลี่ยนรหัสผ่าน

    เปลี่ยนรหัสผ่านภายใต้โฟลเดอร์ส่วนบุคคล

  5. ตอนนี้ใส่รหัสผ่านลงใน รหัสผ่านใหม่ และ ยืนยันรหัสผ่าน กล่อง รหัสผ่านควรมีความปลอดภัยดังนั้นโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการผสมผสานระหว่างตัวอักษรตัวใหญ่และตัวเล็กตัวเลขและสัญลักษณ์.
  6. คลิก ตกลง และรหัสผ่านจะถูกตั้งค่า.

จำไว้ว่าถ้าคุณลืมรหัสผ่านคุณจะถูกล็อคออกจากไฟล์ข้อมูล Outlook ของคุณ Microsoft ไม่สามารถเรียกคืนรหัสผ่านหรือบัญชีที่สูญหายได้ ดังนั้นคุณต้องมั่นใจว่าคุณสามารถจำรหัสผ่านของคุณได้หรือว่าคุณได้บันทึกไว้ในเครื่องมือจัดการรหัสผ่านที่ปลอดภัย.

เลือกรหัสผ่านที่คาดเดายาก

ไม่ว่าคุณจะเลือกรหัสผ่านสำหรับลงชื่อเข้าใช้ Office 365 หรือสำหรับไฟล์ข้อมูล Outlook สิ่งสำคัญคือคุณต้องเลือกรหัสผ่านที่คาดเดายาก.

จำไว้ว่าถ้าคุณใช้ Outlook ในที่ทำงานหรือที่โรงเรียนเป็นไปได้ว่าคุณอยู่บนเซิร์ฟเวอร์แลกเปลี่ยนของ Microsoft หากเป็นกรณีนี้คุณจะต้องพูดคุยกับผู้ดูแลระบบในพื้นที่เพื่อตั้งรหัสผ่าน.

รหัสผ่านแต่ละรหัสที่คุณใช้ (สำหรับบัญชีออนไลน์ทุกบัญชีของคุณ) ควรไม่ซ้ำกัน วิธีนี้จะป้องกันไม่ให้แฮกเกอร์เข้าถึงบัญชีรองได้หากเกิดการเจาะทะลุ รหัสผ่านที่คาดเดายากต้องมีอักขระตัวพิมพ์ใหญ่และตัวเลขและสัญลักษณ์.

ยิ่งรหัสผ่านยาวขึ้นจะยิ่งมีความปลอดภัยมากขึ้นเท่านั้น ด้วยเหตุนี้จึงแนะนำให้ใช้ตัวจัดการรหัสผ่านเพื่อปกป้อง Outlook ของคุณ (และบัญชีอื่น ๆ ทั้งหมด) ด้วยรหัสผ่านที่ไม่ซ้ำใคร อย่าเลือกรหัสผ่านที่ชัดเจนเช่นวันเกิดชื่อสัตว์เลี้ยงและข้อมูลอื่น ๆ ที่อาจคาดเดาได้.

นอกจากนี้อย่าปล่อยให้รหัสผ่านของคุณอยู่ที่ใดที่หนึ่งซึ่งง่ายต่อการมองเห็น รหัสผ่านบนโพสต์ - อิทที่ติดกับหน้าจอคอมพิวเตอร์ของคุณอาจจะสะดวก แต่มันก็ทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงพีซีของคุณเข้าถึงบัญชีของคุณได้อย่างง่ายดาย.

ตั้งค่า Dual Factor Auth

หากคุณย้ายไปใช้ Outlook บน Office 365 ขอแนะนำให้คุณตั้งค่าปัจจัยสองตัว (2FA) สิ่งนี้จะเพิ่มความปลอดภัยของบัญชี Office 365 ของคุณและป้องกันอีเมลทั้งหมดของคุณ.

การใช้ Outlook เวอร์ชัน Office 365 ออนไลน์หมายความว่าต้องใช้รหัสผ่านและวิธี 2FA ของคุณเสมอเพื่อเข้าสู่ระบบอย่างไรก็ตามเป็นสิ่งที่น่าสังเกตว่าถ้าคุณปล่อยให้เว็บไคลเอ็นต์ลงชื่อเข้าใช้ - บางคนสามารถเข้าถึงอีเมลของคุณได้เมื่อคุณไม่อยู่ คอมพิวเตอร์ของคุณ. ด้วยเหตุผลนี้สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าคุณออกจากระบบเป็นประจำ.

ทำให้รายการเป็นแบบส่วนตัว

ทุกคนที่ใช้ Outlook บนเซิร์ฟเวอร์ Exchange สามารถเลือกที่จะทำให้รายการเป็นแบบส่วนตัวเมื่อสร้างขึ้น เมื่อคุณทำให้รายการเป็นแบบส่วนตัวผู้ใช้รายอื่นบนเซิร์ฟเวอร์ Exchange จะไม่สามารถเข้าถึงรายละเอียดเฉพาะของรายการนั้นได้.

ในการทำให้รายการเป็นส่วนตัวให้คลิกช่องทำเครื่องหมายส่วนตัวถัดจากรายการเมื่อคุณสร้าง โปรดจำไว้ว่าผู้ใช้รายอื่นที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงโฟลเดอร์ของคุณจะสามารถเปิดรายการเว้นแต่คุณจะปฏิเสธการเข้าถึงเป็นพิเศษ.

ดังนั้นเพื่อให้แน่ใจว่ารายการถูกเก็บเป็นความลับคุณต้องเลือก ตัวเลือก ใน เมนูเครื่องมือ และคลิกที่ ผู้ได้รับมอบหมาย แถบ ตอนนี้เลือกผู้ใช้และคลิก สิทธิ์ เพื่อยกเลิกการเลือก ผู้ได้รับมอบหมายสามารถดูรายการส่วนตัวของฉัน ช่องทำเครื่องหมาย คุณจะต้องเพิกถอนการเข้าถึงสำหรับผู้ใช้แต่ละคน.

รักษาความปลอดภัยโฟลเดอร์ของคุณ

การป้องกันรหัสผ่านแต่ละโฟลเดอร์เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการหยุดไม่ให้ใครก็ตามเข้าถึงข้อมูลส่วนตัวของคุณ สิ่งนี้มีความสำคัญในสำนักงานที่วุ่นวายซึ่งผู้คนมีอิสระที่จะเดินไปรอบ ๆ โต๊ะโดยไม่สังเกตเห็น ในการตั้งรหัสผ่านสำหรับโฟลเดอร์ส่วนบุคคลของคุณ:

  1. คลิกขวาที่โฟลเดอร์ระดับบนสุดของคุณซึ่งปกติเรียกว่า โฟลเดอร์ส่วนบุคคล
  2. เลือก คุณสมบัติสำหรับโฟลเดอร์ส่วนบุคคล
  3. ในขณะที่ ทั่วไป คลิกที่แท็บ สูง
  4. คลิก เปลี่ยนรหัสผ่านและ ป้อนรหัสผ่านที่ปลอดภัยในทั้งสองช่อง

การเลือก บันทึกรหัสผ่านนี้ในรายการรหัสผ่านของคุณ จะอนุญาตให้แฮกเกอร์ (หรือเพื่อนร่วมงานที่ไม่มีจมูกสมาชิกในครอบครัวหรือสมาชิกในบ้าน) สามารถหลีกเลี่ยงการป้องกันด้วยรหัสผ่านนี้ได้อย่างง่ายดาย ดังนั้นอย่าคลิกที่นี่และให้แน่ใจว่าคุณจำรหัสผ่านของคุณหรือเก็บไว้ในการจัดการรหัสผ่านที่ปลอดภัย.

เป็นที่น่าสังเกตว่าคุณไม่สามารถป้องกันด้วยรหัสผ่านแต่ละโฟลเดอร์ย่อย คุณสามารถป้องกันด้วยรหัสผ่านได้ทุกอย่างจากโฟลเดอร์ระดับบนสุดเท่านั้น.

อัปเดต Outlook

พบช่องโหว่ใหม่สำหรับเบราว์เซอร์และซอฟต์แวร์เป็นประจำ ด้วยเหตุผลนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องอัปเดตเวอร์ชัน Outlook ของคุณเป็นประจำรวมถึงเบราว์เซอร์และระบบปฏิบัติการของคุณ.

การปรับปรุงระบบของคุณด้วยแพตช์รักษาความปลอดภัยล่าสุดสำหรับ Windows Defender เช่นเดียวกับการทำให้แน่ใจว่าคุณมีซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสที่ทันสมัยจะทำให้คุณตกเป็นเหยื่อของไวรัสสปายแวร์รูทคิตและโทรจันที่อาจทำให้แฮกเกอร์เข้าถึง อีเมล Outlook ของคุณ.

หากต้องการตรวจสอบการอัปเดตให้ลงชื่อเข้าใช้ Office 365 และไปที่ Outlook ข้อมูลเกี่ยวกับบัญชี หน้าต่าง. คลิก บัญชีสำนักงาน ในบานหน้าต่างเมนูด้านซ้ายของหน้าจอ หน้าต่างข้อมูลผลิตภัณฑ์ของ Microsoft จะปรากฏขึ้นในขณะนี้ คลิกที่ ติดตาม Office Updates โดย อัปเดตทันที เพื่อดาวน์โหลดและติดตั้งเวอร์ชันล่าสุด หากคุณมีแอป office ทำงานอยู่คุณอาจได้รับแจ้งให้รีสตาร์ทและคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อให้การอัปเดตสมบูรณ์.

มองหาไอคอนผู้ส่งที่เชื่อถือได้

เมื่อคุณได้รับอีเมลเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องตรวจสอบสัญลักษณ์สีเขียวและข้อความผู้ส่งที่เชื่อถือได้ วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบความปลอดภัยของข้อความที่เข้ามาในกล่องจดหมายของคุณโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีบางสิ่งที่คุณสงสัย.

เมื่อใดก็ตามที่ข้อความมาถึงใน Outlook ที่ไม่มีไอคอนผู้ส่งที่เชื่อถือได้ควรตรวจสอบกับผู้ส่งเพื่อยืนยันว่าพวกเขาส่งข้อความจริง ถ้าไม่ใช่อาจเป็นการโจมตีแบบฟิชชิ่ง.

เพิ่มผู้ติดต่อลงในรายชื่อผู้ส่งที่ปลอดภัยและถูกบล็อก

การเพิ่มผู้ส่งไปยังรายชื่อผู้ส่งที่ถูกบล็อกของคุณบังคับให้ข้อความของพวกเขาไปที่โฟลเดอร์อีเมลขยะของคุณ นี่เป็นวิธีที่ดีในการตรวจสอบว่ามีการกรองอีเมลที่ไม่ต้องการโดยอัตโนมัติ.

อัปเดตรหัสผ่านสำหรับบัญชี Microsoft ของคุณเป็นประจำ

นอกเหนือจากการอัปเดตรหัสผ่านสำหรับแฟ้มข้อมูลและโฟลเดอร์ Outlook ของคุณเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าคุณปรับปรุงรหัสผ่านสำหรับบัญชี Microsoft ออนไลน์ของคุณเป็นประจำ โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

  1. เข้าสู่ระบบบัญชี Microsoft ของคุณและคลิกที่ ไอคอนโปรไฟล์ ที่มุมขวาบน.
  2. เลือก ดูบัญชี Microsoft จากเมนูแบบเลื่อนลง.
  3. คลิก ความปลอดภัย จากเมนูที่ปรากฏขึ้นที่ด้านบนของหน้าจอ.
  4. คลิก เปลี่ยนรหัสผ่าน จากภายในเมนูพื้นฐานความปลอดภัย.
  5. ยืนยันตัวตนของคุณผ่านอีเมลหรือรหัสข้อความ.
  6. พิมพ์รหัสผ่านเก่าของคุณตามด้วยรหัสผ่านใหม่ (คุณจะต้องป้อนสองครั้งเพื่อตั้งค่า).

การอัปเดตรหัสผ่านของคุณเป็นประจำจะช่วยป้องกันการโจมตีที่รุนแรงและฟิชชิงซึ่งอาจทำให้รหัสผ่านเก่าของคุณเสี่ยงต่อการถูกบุกรุก เพื่อความปลอดภัยคุณสามารถตั้งค่าเพื่อเตือนให้คุณอัปเดตรหัสผ่านของคุณทุก ๆ 72 วัน หากคุณมีเครื่องมือจัดการรหัสผ่านคุณสามารถใช้รหัสดังกล่าวเพื่อสร้างรหัสผ่านที่คาดเดายากโดยอัตโนมัติในแต่ละครั้งที่คุณได้รับแจ้งให้อัปเดต.

ตรวจสอบแถบที่อยู่ก่อนเข้าสู่ระบบ

ไม่ว่าคุณจะใช้ Outlook หรือ Office 365 มันก็คุ้มค่าที่จะตรวจสอบ URL ในแถบที่อยู่เพื่อตรวจสอบว่าคุณกำลังเข้าสู่เว็บไซต์อย่างเป็นทางการ การลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณจากลิงก์ในอีเมลหรือเว็บไซต์อาจส่งผลให้คุณส่งข้อมูลการเข้าสู่ระบบไปยังแฮ็กเกอร์โดยไม่ได้ตั้งใจ.

ใช้การเข้ารหัสเพื่อส่งอีเมลใน Office 365

วิธีเดียวที่จะทำให้มั่นใจได้ว่าอีเมลได้รับการป้องกันในระหว่างการขนส่งเพื่อความปลอดภัยโดยใช้การเข้ารหัสแบบครบวงจร Outlook สำหรับ Office 365 ช่วยให้ผู้ใช้สามารถส่งอีเมลโดยใช้การเข้ารหัส S / MIME และการเข้ารหัสข้อความ Office 365.

S / MIME

Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions (S / MIME) เป็นโปรโตคอลที่ใช้กันอย่างแพร่หลายสำหรับการส่งข้อความอีเมลที่เซ็นชื่อแบบดิจิทัลและเข้ารหัส นี่คือการเข้ารหัสที่แนะนำมากที่สุดที่มาพร้อมกับ Outlook.

ในการใช้ S / MIME ใน Outlook ทั้งผู้ส่งและผู้รับจะต้องมีแอปพลิเคชันอีเมลที่รองรับมาตรฐาน S / MIME ในการส่งข้อความโดยใช้การเข้ารหัส S / MIME จำเป็นต้องเพิ่มใบรับรอง S / MIME ให้กับพวงกุญแจบนคอมพิวเตอร์ของคุณ หลังจากตั้งค่าใบรับรองในคอมพิวเตอร์ของคุณคุณต้องตั้งค่าใน Outlook:

  1. คลิก ไฟล์ ในเมนูตามด้วย ตัวเลือก > ศูนย์ความน่าเชื่อถือ > การตั้งค่าศูนย์ความเชื่อถือ.
  2. เลือก ความปลอดภัยของอีเมล จากหน้าต่างด้านซ้าย.
  3. ภายใต้ อีเมลที่เข้ารหัส, คลิก การตั้งค่า.
  4. ใน ส่วนใบรับรองและอัลกอริทึม, คลิก เลือก และเลือกใช้ใบรับรอง S / MIME.
  5. คลิก ตกลง

การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล

การเข้ารหัสข้อความ Office 365 เรียกว่าการจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) มันเป็นวิธีการเข้ารหัสที่ให้ไว้ใน Outlook ในการใช้ IRM ผู้ส่งต้องมีการเข้ารหัสข้อความ Office 365 ซึ่งรวมอยู่ในลิขสิทธิ์ O365 E3.

หากต้องการใช้วิธีการเข้ารหัสนี้ให้คลิกที่ตัวเลือกจากภายในหน้าต่างเขียนข้อความ เลือกการเข้ารหัสและเลือกการตั้งค่าที่คุณต้องการ คุณลักษณะการเข้ารหัสเท่านั้นเปิดใช้งานสำหรับสมาชิก (ผู้ใช้ Office ProPlus) ที่ใช้ Exchange Online เท่านั้น.

การเข้ารหัสอีเมลใน Office 2010 หรือ 2013

เมื่อพูดถึงการเข้ารหัสข้อความภายใน Office 2010 คุณมีตัวเลือกในการเข้ารหัสข้อความเดียวหรือเข้ารหัสข้อความขาออกทั้งหมด ในการเข้ารหัสข้อความเดียวให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

  1. เขียนข้อความและคลิกที่ ตัวเลือก แถบ.
  2. ใน ตัวเลือกเพิ่มเติม, คลิกที่ลูกศรเล็ก ๆ ที่มุมล่างขวา.
  3. เลือก ตั้งค่าความปลอดภัย ตามด้วย เข้ารหัสเนื้อหาข้อความและสิ่งที่แนบมา ช่องทำเครื่องหมาย.
  4. เขียนข้อความของคุณแล้วคลิกตกลง ส่ง.

หากคุณเลือกที่จะเข้ารหัสข้อความทั้งหมดตามค่าเริ่มต้นคุณจะสามารถเขียนและส่งได้โดยไม่ต้องทำอะไรในเวลานั้น อย่างไรก็ตามคุณต้องจำไว้ว่าเพื่อให้ผู้รับสามารถถอดรหัสข้อความเหล่านั้นพวกเขาจะต้องใช้รหัสดิจิทัลของคุณ เมื่อต้องการเข้ารหัสข้อความทั้งหมดให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

  1. คลิก ไฟล์ ที่ด้านบนขวา.
  2. คลิก ตัวเลือก > ศูนย์ความน่าเชื่อถือ > การตั้งค่าศูนย์ความเชื่อถือ.
  3. คลิก แท็บความปลอดภัยของอีเมล, และภายใต้ เข้ารหัสอีเมล เลือก เข้ารหัสเนื้อหาและไฟล์แนบสำหรับข้อความที่ส่งออก ช่องทำเครื่องหมาย.
  4. ในการเลือกใบรับรองเฉพาะที่จะใช้ (S / MIME หรือ Exchange Server Security) คลิก การตั้งค่า.

ใช้ Mailvelope

หากคุณต้องการส่งอีเมลจากภายใน Outlook โดยใช้การเข้ารหัส PGP ที่แข็งแกร่งคุณจำเป็นต้องใช้ Mailvelope ส่วนขยายของบุคคลที่สาม ข่าวดีก็คือ Mailvelope นั้นใช้งานง่ายมากและจะช่วยให้คุณส่งอีเมลที่เข้ารหัส PGP ไปยังผู้ให้บริการอีเมลใด ๆ ที่สนับสนุน PGP.

ตั้งค่าการกรอง IP

อีกวิธีหนึ่งในการตรวจสอบให้แน่ใจว่า Office 365 และ Outlook ของคุณมีความปลอดภัยคือไม่อนุญาตให้เอกซ์ทราเน็ตเข้าถึงบริการคลาวด์ของธุรกิจ ด้วยการ จำกัด ที่อยู่ IP ใดที่สามารถเข้าถึงบัญชี Office 365 ของคุณแฮกเกอร์สามารถเข้าถึง Outlook ได้แม้ว่าพวกเขาจะจัดการเพื่อรับข้อมูลบัญชีและรหัสผ่าน.

อย่างไรก็ตามเป็นเรื่องที่น่าสังเกตว่าการเปิดใช้งานคุณสมบัตินี้จะหมายความว่าบัญชีอีเมลจะมีให้เฉพาะพนักงานที่มาจากนอกสำนักงานโดยการตั้งค่า VPN.

ข้อสรุป

Outlook มีคุณลักษณะความปลอดภัยดั้งเดิมมากมายที่สามารถใช้เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณได้รับการป้องกันอย่างดี ไม่ว่าคุณจะใช้ Outlook เวอร์ชันเก่ากว่าเล็กน้อยหรือรุ่นล่าสุดที่มาพร้อมกับบริการสมัครสมาชิก Office 365 - คู่มือนี้จะช่วยให้คุณใช้การตั้งค่าความปลอดภัยได้มากที่สุด.

หากคุณต้องการใช้มาตรการเพิ่มเติมสำหรับการรักษาความปลอดภัยพีซี Windows ของคุณคุณควรพิจารณาใช้ Windows VPN.

Brayan Jackson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me