אם אתה, כמו רבים מכל רחבי העולם, אתה משתמש ב- Microsoft Outlook כדי לשלוח ולקבל דוא"ל אישי או עסקי, ייתכן שאתה תוהה אם אתה יכול לעשות יותר כדי להגן על חשבונך. מיילים יכולים להכיל מידע רגיש רב, ולכן טבעי לרצות להבין את תכונות הפרטיות והאבטחה המובנות ב- Outlook. אם אינך משתמש כרגע בכל התכונות הללו, ייתכן שחשבון הדוא"ל שלך אינו מאובטח ככל שיהיה. למזלנו המדריך הזה כאן כדי לעזור.


דוא

להלן, נלך אותך דרך כל ההגדרות החשובות ביותר הנחוצות בכדי לחוף את Outlook. אנו נסביר כיצד להתחיל לשלוח דוא"ל עם הצפנה חזקה בכדי להבטיח שהנתונים שלך מוגנים מפני חטטנים והאקרים.

הגדר סיסמה להגנה על קבצי הנתונים שלך ב- Outlook

בין אם אתה משתמש בגרסה עצמאית של Outlook (2007, 2010, 2016, 2020) או Outlook ב- Office 365, הדבר הראשון שעליך לעשות הוא להגדיר סיסמה לקבצי נתוני Outlook שלך (.pst). זה יבטיח כי המידע האישי שלך לא יהיה נגיש אם מישהו אחר משתמש במחשב שלך - או מנסה לגשת ל- Outlook שלך כשאתה לא נמצא ממקלדת.

ברגע שתוגדר סיסמה, תתבקש להזין את הסיסמה הן בעת ​​הפעלת Outlook והן בעת ​​פתיחת קובץ a.pst.

  1. פתח את Outlook ולחץ על קובץ בכרטיסייה בפינה השמאלית העליונה של החלון
  2. לחץ על הגדרות חשבון > הגדרות חשבון

    הגדרות חשבון של מיקרוסופט - -

  3. בחר בכרטיסייה קבצי נתונים והדגש את קובץ הנתונים של Outlook (.pst) שברצונך להגן על סיסמה. ב- Office 365 תוכלו לראות סוגים שונים של קבצי נתונים של Outlook (קבצי PST) כולל קובץ ארכיב וקובץ תיבת הדואר הנכנס. ברצונך להגן על סיסמת קובץ נתוני הדואר הנכנס (inbox.pst) באמצעות סיסמא - לחץ לחיצה כפולה על קובץ זה.
  4. לחץ על שנה סיסמא

    לשנות סיסמא תחת תיקיות אישיות

  5. כעת הזן סיסמה לתוך סיסמה חדשה ו אמת סיסמה תיבות. הסיסמה צריכה להיות חזקה, וודא שמדובר בתערובת של אותיות גדולות וקטנות, מספרים וסמלים.
  6. לחץ על בסדר והסיסמה תוגדר.

זכור שאם תשכח את הסיסמה שלך, אתה יינעל מחוץ לקובץ הנתונים שלך ב- Outlook. מיקרוסופט לא יכולה לאחזר סיסמאות או חשבונות שאבדו. לכן עליכם להבטיח שתוכלו לזכור את הסיסמה שלכם - או ששמרתם במנהל סיסמאות מאובטח.

בחר סיסמה חזקה

לא משנה אם אתה בוחר סיסמה לכניסה ל- Office 365 או לקובץ נתונים של Outlook, חיוני שתבחר בסיסמה חזקה..

זכור שאם אתה משתמש ב- Outlook בעבודה או בבית הספר, יתכן שאתה נמצא בשרת החלפות של מיקרוסופט. אם זה המקרה, תצטרך לדבר עם מנהל המערכת המקומי שלך כדי להגדיר סיסמה.

כל סיסמא בה אתה משתמש (עבור כל חשבון מקוון שבבעלותך) צריכה להיות ייחודית. זה ימנע מהאקרים להיות מסוגלים לגשת לחשבון משני אם במקרה יחדרו אותו. סיסמאות חזקות צריכות לכלול תווים עליונים ותחתונים, מספרים וסמלים.

ככל שהסיסמה ארוכה יותר, היא תהיה בטוחה יותר. מסיבה זו, רצוי להשתמש במנהל סיסמאות כדי להגן על Outlook (ועל כל החשבונות האחרים שלך) באמצעות סיסמאות ייחודיות וחזקות. לעולם אל תבחר סיסמאות ברורות כמו ימי הולדת, שמות חיות מחמד ומידע אחר שאפשר לנחש.

בנוסף, לעולם אל תשאיר את הסיסמה שלך במקום כלשהו במקום קל למצוא אותה. סיסמא ברשומת פוסט-דבורה שנצמדת לצג המחשב עשויה להיות נוחה, אך היא גם מאפשרת לכל מי שיש לו גישה למחשב שלך גישה נוחה לחשבונך..

הגדרת אימות גורם כפול

אם עברת להשתמש ב- Outlook ב- Office 365, מומלץ להתקין גורם גורם כפול (2FA). זה יגדיל את האבטחה של חשבון Office 365 שלך ויגן על כל הדוא"ל שלך.

השימוש בגירסת Office 365 המקוונת של Outlook פירושו שתמיד יש צורך בסיסמה ושיטת 2FA בכדי להתחבר. עם זאת, כדאי לשים לב שאם תשאיר את לקוח האינטרנט מחובר - מישהו יכול לגשת לדוא"ל שלך כשאתה לא נמצא המחשב שלך. מסיבה זו, חשוב לוודא שאתה מתנתק באופן קבוע.

הפוך פריטים לפרטיים

כל מי שמשתמש ב- Outlook בשרת Exchange יכול לבחור להפוך את הפריטים לפרטיים בעת יצירתם. כשאתה הופך פריט לפרטי, משתמשים אחרים בשרת Exchange אינם יכולים לגשת לפרטים ספציפיים עבור אותו פריט.

כדי להפוך את הפריטים לפרטיים, לחץ על תיבת הסימון הפרטית שליד הפריטים כשאתה יוצר אותם. זכור שמשתמשים אחרים עם הרשאה לגשת לתיקיות שלך יוכלו לפתוח פריטים אלא אם כן אתה מונע מהם גישה ספציפית.

לפיכך, כדי להבטיח שהמוצרים יישארו פרטיים, עליכם לבחור אפשרויות בתוך ה תפריט כלים ולחץ על צירים כרטיסייה. כעת, בחר משתמש ולחץ הרשאות לבטל את הבחירה ב- הנציג יכול לראות את הפריטים הפרטיים שלי תיבת סימון. יהיה עליך לבטל את הגישה עבור כל משתמש בנפרד.

אבטח את התיקיות שלך

הגנה על סיסמאות על תיקיות בודדות היא דרך מצוינת למנוע מכל גישה לגישה לנתונים הפרטיים שלך. זה יכול להיות קריטי במשרד עסוק בו אנשים חופשיים להסתובב שולחנות עבודה מבלי לשים לב. כדי להגדיר סיסמה לתיקיות האישיות שלך:

  1. לחץ לחיצה ימנית על התיקיה שלך ברמה העליונה, זה נקרא בדרך כלל תיקיה אישית
  2. בחר מאפיינים לתיקיות אישיות
  3. תוך כדי כללי לחץ על הכרטיסייה מתקדם
  4. לחץ על שינוי סיסמה ו- הזן סיסמה מאובטחת בשני השדות

בחירה שמור סיסמא זו ברשימת הסיסמאות שלך תאפשר לפורץ (או עמית חטטני, בן משפחה או בן / בת בית) לעקוף בקלות את הגנת הסיסמה הזו. לכן, אל תלחץ על זה במקום זאת וודא שאתה זוכר את הסיסמה שלך או שמור אותה במנהל סיסמאות מאובטח.

ראוי לציין כי אינך יכול להגן על סיסמאות על תיקיות משנה בודדות. אתה יכול רק להגן על הכל באמצעות סיסמה מהתיקייה ברמה העליונה.

עדכן את Outlook

פגיעויות חדשות עבור דפדפנים ותוכנות מתגלים באופן קבוע. מסיבה זו, חשוב לעדכן באופן קבוע את גרסת Outlook שלך, כמו גם את הדפדפן שלך, ומערכת ההפעלה שלך.

עדכון המערכת שלך עם תיקוני האבטחה העדכניים ביותר עבור Windows Defender, כמו גם הבטחת תוכנת אנטי-וירוס מעודכנת - ימנע ממך ליפול קורבן לווירוסים, תוכנות ריגול, ערכות שורש וסוסים טרויאניים שיכולים גם לתת להאקרים גישה ל דוא"ל Outlook שלך.

כדי לבדוק אם קיימים עדכונים, היכנס ל- Office 365 ועבור ל- Outlook פרטי חשבון חלון. לחץ על חשבון משרד בחלונית התפריט שמשמאל למסך. כעת יופיע חלון פרטי המוצר של מיקרוסופט. לחץ על עדכוני Office עקבו אחר כך על ידי עדכן כעת להוריד ולהתקין את הגירסה האחרונה. אם יש לך אפליקציות משרדיות, יתכן שתתבקש להפעיל אותן מחדש והמחשב שלך כדי שהעדכונים יושלמו כראוי.

חפש את סמל השולח המהימן

כשאתה מקבל הודעות דוא"ל, חשוב לבדוק אם יש את המגן הירוק ואת הודעת השולח המהימן. זה יאפשר לך לבדוק את בטיחות ההודעה שמגיעה לתיבת הדואר הנכנס שלך, במיוחד אם מגיע משהו שאתה חושד לגביו.

בכל פעם שמגיעה מגיעה ל- Outlook שאינה מכילה את סמל השולח המהימן, כדאי לבדוק עם השולח כדי לוודא שהוא שלח את ההודעה בפועל; אם לא זה יכול להיות התקפת דיוג.

הוסף אנשי קשר לרשימות שולחים בטוחים וחסומים

הוספת שולח לרשימת השולחים החסומים שלך מאלצת את ההודעות שלהם לתיקיית הדוא"ל שלך לזבל. זוהי דרך טובה להבטיח שהודעות דואר אלקטרוני לא רצויות יסוננו אוטומטית.

עדכן באופן קבוע את הסיסמה עבור חשבון Microsoft שלך

בנוסף לעדכון הסיסמה עבור קבצי הנתונים והתיקיות שלך ב- Outlook, חשוב להבטיח שתעדכן באופן סדיר את הסיסמה עבור חשבון Microsoft המקוון שלך. לשם כך, בצע את הצעדים הבאים:

  1. היכנס לחשבון Microsoft שלך ולחץ על סמל פרופיל בחלק הימני העליון.
  2. בחר הצג את חשבון מיקרוסופט מהתפריט הנפתח.
  3. לחץ על אבטחה מהתפריט שמופיע בחלקו העליון של המסך.
  4. לחץ על שנה סיסמא מתוך תפריט יסודות האבטחה.
  5. אמת את זהותך באמצעות דוא"ל או קוד טקסט.
  6. הקלד את הסיסמה הישנה שלך ואחריה סיסמה חדשה (תצטרך להזין אותה פעמיים כדי להגדיר אותה).

עדכון הסיסמה שלך מגן באופן קבוע מפני התקפות וכוח התחזות, מה שעלול הותיר את הסיסמה הישנה שלך פגיעה בפני פולשים. כדי להיות מאובטח, אתה יכול להגדיר את זה כך שיזכיר לך לעדכן את הסיסמה שלך כל 72 יום. אם יש לך מנהל סיסמאות, אתה יכול להשתמש בה כדי ליצור סיסמה חזקה באופן אוטומטי בכל פעם שתתבקש לעדכן אותה.

בדוק את סרגל הכתובות לפני שאתה מתחבר

בין אם אתה משתמש ב- Outlook או ב- Office 365, תמיד כדאי לבדוק את כתובת האתר בסרגל הכתובות כדי לבדוק שאתה באמת מתחבר לאתר הרשמי. כניסה לחשבונך מקישור בדוא"ל או באתר עלולה לגרום לכך שתמסר בטעות את תעודות ההתחברות שלך להאקר..

השתמש בהצפנה כדי לשלוח דוא"ל ב- Office 365

הדרך היחידה להבטיח שהמיילים מוגנים במעבר היא לאבטח אותם באמצעות קידוד מקצה לקצה. Outlook for Office 365 מאפשר למשתמשים לשלוח דוא"ל באמצעות הצפנת S / MIME והצפנת הודעה של Office 365.

S / MIME

תוספות דואר אינטרנט מאובטחות / תכליתי (S / MIME) הוא פרוטוקול בשימוש נרחב לשליחת הודעות דואר אלקטרוני חתומות ומוצפנות דיגיטלית. זהו ההצפנה המומלצת ביותר שמגיעה עם Outlook.

כדי להשתמש ב- S / MIME ב- Outlook, על השולח וגם על הנמען להיות חייבים יישום דואר התומך בתקן S / MIME. כדי לשלוח הודעה באמצעות הצפנת S / MIME, יש צורך להוסיף אישור S / MIME למחזיק המפתחות במחשב. לאחר הגדרת האישור במחשב שלך עליך להגדיר אותה ב- Outlook:

  1. לחץ על קובץ בתפריט ואחריו אפשרויות > מרכז אמון > הגדרות מרכז האמון.
  2. בחר אבטחת דוא"ל מהחלון משמאל.
  3. תחת דוא"ל מוצפן, לחץ הגדרות.
  4. בתוך ה קטע אישורים ואלגוריתמים, לחץ בחר ובחרו בתעודת S / MIME.
  5. לחץ בסדר

ניהול זכויות מידע

קידוד הודעה של Office 365 נקרא ניהול זכויות מידע (IRM). זוהי שיטת הצפנה המסופקת בתוך Outlook אותה. כדי להשתמש ב- IRM על השולח להיות הצפנת הודעה של Office 365, הכלולה ברישיון O365 E3.

כדי להשתמש בשיטת הצפנה זו לחץ על אפשרויות מתוך חלון ההודעה של ההודעה. בחרו בהצפנה ובחרו את ההגדרה הדרוש לכם. תכונת ההצפנה בלבד מופעלת רק למנויים (משתמשי Office ProPlus) המשתמשים גם ב- Exchange Online.

הצפנת דוא"ל ב- Office 2010 או 2013

כשמדובר בהצפנת הודעות בתוך Office 2010, יש לך אפשרות להצפין הודעה אחת או להצפין את כל ההודעות היוצאות. כדי להצפין הודעה אחת, בצע את הצעדים הבאים:

  1. לחבר הודעה ולחץ על אפשרויות כרטיסייה.
  2. בתוך אפשרויות נוספות, לחץ על החץ הקטן בפינה השמאלית התחתונה.
  3. בחר הגדרות אבטחה ואחריו הצפן את תוכן ההודעות והקבצים המצורפים להודעות תיבת סימון.
  4. חבר את ההודעה שלך ואז לחץ על שלח.

אם תבחר להצפין את כל ההודעות כברירת מחדל, תוכל לכתוב ולשלוח אותם מבלי לעשות דבר באותה עת. עם זאת, עליכם לזכור שכדי שהמקבל יפענח את ההודעות הוא יזדקק לזיהוי הדיגיטלי שלכם. כדי להצפין את כל ההודעות בצע את הצעדים הבאים:

  1. לחץ על קובץ בכרטיסייה בצד ימין למעלה.
  2. לחץ על אפשרויות > מרכז אמון > הגדרות מרכז האמון.
  3. לחץ על כרטיסיית אבטחת דואר אלקטרוני, ומתחת דואר אלקטרוני מוצפן בחר את הצפן תוכן וקבצים מצורפים להודעות יוצאות תיבת סימון.
  4. לבחירת אישור ספציפי לשימוש (S / MIME או Exchange Server Security) לחץ הגדרות.

השתמש במכתבת דואר

אם אתה מעדיף לשלוח דוא"ל מתוך Outlook באמצעות הצפנת PGP חזקה, יהיה צורך להשתמש בתוספת דואר שלוחה של צד שלישי. החדשות הטובות הן שמערכת דואר קלה מאוד לשימוש ומאפשרת לך לשלוח דוא"ל מוצפן של PGP לכל ספק דואר אלקטרוני התומך ב- PGP.

הגדרת סינון IP

דרך נוספת להבטיח ש- Office 365 ו- Outlook שלך יהיו מאובטחים היא לא לאפשר גישה חוץ-רשת לשירותי הענן של העסק שלך. על ידי הגבלה לאילו כתובות IP שיכולות לגשת לחשבון Office 365 שלך, אי אפשר להאקר לגשת אל Outlook גם אם הם מצליחים להשיג את אישור החשבון והסיסמה של החשבון..

עם זאת, ראוי לציין כי הפעלת תכונה זו פירושה שחשבונות הדואר האלקטרוני זמינים רק לאנשי צוות מחוץ למשרד על ידי הקמת VPN.

סיכום

ב- Outlook יש הרבה תכונות אבטחה מקוריות בהן ניתן להשתמש כדי להבטיח שהמיילים שלך מוגנים היטב. לא משנה אם אתה משתמש בגירסה מעט ישנה יותר של Outlook או בגרסה האחרונה שמגיעה עם שירות המנוי של Office 365 - מדריך זה יעזור לך להשתמש בכמה שיותר הגדרות אבטחה שאפשר..

אם ברצונך לנקוט צעדים נוספים לאבטחת מחשב Windows שלך, עליך לשקול להשתמש ב- VPN של Windows.

Brayan Jackson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me