Če kot mnogi po vsem svetu uporabljate Microsoft Outlook za pošiljanje in prejemanje osebnih ali poslovnih e-poštnih sporočil, se morda sprašujete, ali lahko več zaščitite svoj račun. E-poštna sporočila lahko vsebujejo veliko občutljivih informacij, zato je naravno, da želite razumeti funkcije zasebnosti in varnosti, ki so vgrajene v Outlook. Če trenutno ne uporabljate vseh teh funkcij, vaš e-poštni račun morda ni tako varen, kot bi lahko bil. Na srečo je ta vodič tu, da vam pomaga.


Microsoft Outlook Email

Spodaj vas bomo seznanili z vsemi najpomembnejšimi nastavitvami, potrebnimi za povečanje Outlooka. Pojasnili bomo tudi, kako začeti pošiljanje e-poštnih sporočil z močnim šifriranjem, da zagotovite, da so vaši podatki zaščiteni pred vohunjenjem in hekerji.

Nastavite geslo za zaščito datotek Outlook Data

Ne glede na to, ali uporabljate samostojno različico Outlooka (2007, 2010, 2016, 2020) ali Outlook v programu Office 365, prva stvar, ki jo morate storiti, je, da nastavite geslo za Outlookove podatkovne datoteke (.pst). Tako boste zagotovili, da vaši osebni podatki niso dostopni, če nekdo drug uporablja vaš računalnik - ali poskuša dostopati do Outlooka, ko ste zunaj tipkovnice.

Takoj ko je nastavljeno geslo, boste pozvani za geslo, ko se zažene Outlook in ko se odpre datoteka a.pst..

  1. Odprite Outlook in kliknite na mapa v zgornjem levem kotu okna
  2. Kliknite na Nastavitve računa > Nastavitve računa

    nastavitve za mikrosoft

  3. Izberite zavihek podatkovne datoteke in označite Outlookovo podatkovno datoteko (.pst), ki jo želite zaščititi z geslom. V programu Office 365 boste videli različne vrste podatkovnih datotek Outlooka (.pst datoteke), vključno z arhivsko datoteko in datoteko v nabiralniku. Želite zaščititi z geslom datoteko s podatki v mapi Prejeto (inbox.pst) - zato dvokliknite nanjo.
  4. Kliknite na Spremeni geslo

    spremenite geslo pod osebnimi mapami

  5. Zdaj vnesite geslo v Novo geslo in Potrdi geslo škatle. Geslo mora biti zanesljivo, zato zagotovite, da gre za kombinacijo velikih in malih črk, številk in simbolov.
  6. Kliknite v redu in geslo bo nastavljeno.

Ne pozabite, da boste v primeru, da boste pozabili geslo, zaklenjeni iz Outlookove podatkovne datoteke. Microsoft ne more pridobiti izgubljenih gesel ali računov. Torej morate zagotoviti, da se lahko gesla spomnite - ali pa ste ga shranili v varen upravitelj gesel.

Izberite močno geslo

Ne glede na to, ali izberete geslo za prijavo v Office 365 ali datoteko podatkov Outlook, je ključno, da izberete močno geslo.

Ne pozabite, da če uporabljate Outlook v službi ali v šoli, je možno, da ste na Microsoftovem izmenjevalnem strežniku. V tem primeru se boste morali pogovoriti z lokalnim skrbnikom sistema, da nastavite geslo.

Vsako geslo, ki ga uporabljate (za vsak spletni račun, ki ga imate), mora biti edinstveno. Tako bodo hekerji preprečili dostop do sekundarnega računa, če bi se zgodilo, da bi kdo prodrl. Močna gesla morajo vsebovati zgornje in spodnje črke, številke in simbole.

Dlje kot je geslo, bolj varno bo. Zaradi tega je priporočljivo uporabiti skrbnik gesel, da zaščitite Outlook (in vse druge račune) z močnimi edinstvenimi gesli. Nikoli ne izbirajte očitnih gesel, kot so rojstni dnevi, imena hišnih ljubljenčkov in druge informacije, o katerih bi lahko ugibali.

Poleg tega nikoli ne pustite gesla ležati nekje, kjer ga je enostavno opaziti. Geslo za opombo, ki je nalepljeno na računalniški monitor, je morda priročno, hkrati pa vsem, ki imajo dostop do računalnika, omogoča preprost dostop do vašega računa.

Nastavitev dvojnega faktorja Auth

Če ste na Office 365 prešli na uporabo Outlooka, priporočamo, da nastavite dvofaktorno avtentiko (2FA). To bo povečalo varnost vašega računa Office 365 in zaščitilo vsa vaša e-poštna sporočila.

Če uporabljate spletno različico Outlooka Office 365, sta za prijavo vedno potrebna geslo in metoda 2FA. Vendar je treba opozoriti, da če nekdo zapusti spletno stranko prijavljeno - lahko nekdo dostopa do vaših e-poštnih sporočil, ko se ne odpravite računalnik. Zaradi tega je pomembno, da se redno odjavljate.

Naj bodo predmeti zasebni

Vsakdo, ki uporablja Outlook na strežniku Exchange, se lahko odloči, da bo elemente naredil zasebne, ko so jih ustvarili. Ko predmet naredite zasebnega, drugi uporabniki strežnika Exchange ne morejo dostopati do določenih podrobnosti za ta element.

Če želite predmete narediti zasebne, potrdite potrditveno polje poleg elementov, ko jih ustvarite. Ne pozabite, da bodo drugi uporabniki z dovoljenjem za dostop do vaših map lahko odpirali predmete, razen če jim izrecno ne dovolite dostopa.

Če želite zagotoviti, da bodo predmeti zasebni, morate izbrati Opcije v Meni orodij in kliknite na Delegati zavihek. Zdaj izberite uporabnika in kliknite Dovoljenja prekličite izbiro Delegat lahko vidi moje zasebne predmete potrditveno polje. Vsakemu posameznemu uporabniku boste morali preklicati dostop.

Zavarujte svoje mape

Varnost z geslom posameznih map je odličen način, da preprečite dostop do vaših zasebnih podatkov. To je lahko ključnega pomena v zasedeni pisarni, kjer se ljudje lahko neopaženo sprehajajo po mizah. Če želite nastaviti geslo za svoje osebne mape:

  1. Z desno miškino tipko kliknite mapo najvišje ravni, to se običajno imenuje Osebna mapa
  2. Izberite Lastnosti za osebne mape
  3. Medtem ko na Splošno kliknite jeziček Napredno
  4. Kliknite Spremenite geslo in v obeh poljih vnesite varno geslo

Izbira Shranite to geslo na seznamu gesel bo hekerju (ali nagajivemu kolegu, družinskemu članu ali hišni hiši) omogočil, da zlahka obide to zaščito z geslom. Torej, ne kliknite tega in namesto tega zagotovite, da si zapomnite geslo ali ga shranite v varen upravitelj gesel.

Omeniti velja, da posameznih podmap ne morete zaščititi z geslom. Iz mape najvišje ravni lahko zaščitite le z geslom.

Posodobite Outlook

Redno odkrivamo nove ranljivosti brskalnikov in programske opreme. Zaradi tega je pomembno, da redno posodabljate svojo različico Outlooka ter brskalnik in operacijski sistem.

Če boste sistem posodabljali z najnovejšimi varnostnimi popravki za Windows Defender in zagotovili, da imate posodobljeno protivirusno programsko opremo, boste postali žrtve virusov, vohunske programske opreme, rootkitov in trojan, ki bi lahko tudi hekerjem omogočili dostop do vaša Outlookova e-poštna sporočila.

Če želite preveriti posodobitve, se prijavite v Office 365 in pojdite na Outlook Podatki o računu okno. Kliknite Office račun v menijskem podoknu na levi strani zaslona. Zdaj se bo prikazalo okno z informacijami o izdelku Microsoft. Kliknite na Sledile so posodobitve za Office z Posodobi zdaj za prenos in namestitev najnovejše različice. Če imate nameščene pisarniške aplikacije, boste morda morali znova zagnati njih in računalnik, da posodobitve pravilno dokončajo.

Poiščite ikono zaupanja vrednega pošiljatelja

Ko prejmete e-pošto, je pomembno, da preverite, ali obstaja zeleni ščit in zaupno sporočilo pošiljatelja. Tako boste lahko preverili varnost sporočila, ki prispe v mapo »Prejeto«, še posebej, če pride nekaj, na kar sumite.

Kadar koli v Outlook prispe sporočilo, ki nima ikone zaupanja vrednega pošiljatelja, je vredno preveriti pri pošiljatelju, da preveri, ali je sporočilo dejansko poslal; če ne, bi bil to lahko lažni napad.

Dodajte stike na seznam varnih in blokiranih pošiljateljev

Če dodate pošiljatelja na seznam blokiranih pošiljateljev, njihova sporočila prisilijo, da gredo v mapo za neželeno pošto. To je dober način za zagotovitev, da se neželena e-poštna sporočila samodejno filtrirajo.

Redno posodabljajte geslo za svoj Microsoftov račun

Poleg posodobitve gesla za Outlookove podatkovne datoteke in mape je nujno treba zagotoviti, da geslo redno posodabljate za svoj Microsoftov račun. Če želite to narediti, sledite tem korakom:

  1. Prijavite se v Microsoftov račun in kliknite na ikona profila v zgornjem desnem kotu.
  2. Izberite Oglejte si Microsoftov račun iz spustnega menija.
  3. Kliknite Varnost iz menija, ki se prikaže na vrhu zaslona.
  4. Kliknite Spremeni geslo znotraj menija osnov varnosti.
  5. Preverite svojo identiteto prek e-pošte ali besedilne kode.
  6. Vnesite staro geslo, ki mu sledi novo geslo (za nastavitev ga boste morali vnesti dvakrat).

Redno posodabljanje gesla ščiti pred napadi grobe sile in lažnim predstavljanjem, zaradi česar je vaše staro geslo izpostavljeno vsiljivcem. Če želite varno, ga lahko nastavite tako, da vas opominja, da geslo posodabljate vsakih 72 dni. Če imate skrbnika gesla, ga lahko uporabite za samodejno ustvarjanje močnega gesla vsakič, ko vas zahteva, da ga posodobite.

Pred prijavo preverite naslovno vrstico

Ne glede na to, ali uporabljate Outlook ali Office 365, je vedno vredno preveriti URL v naslovni vrstici, da preverite, ali se dejansko prijavite na uradno spletno mesto. Če se prijavite v svoj račun s povezavo v e-poštnem sporočilu ali na spletnem mestu, lahko slučajno izročite hekerjem svoje prijavne podatke.

Uporabite šifriranje za pošiljanje e-poštnih sporočil v programu Office 365

Edini način za zagotovitev zaščite e-poštnih sporočil med prevozom je njihovo zaščito s šifriranjem od konca do konca. Outlook za Office 365 uporabnikom omogoča pošiljanje e-poštnih sporočil s šifriranjem S / MIME in šifriranjem sporočil Office 365.

S / MIME

Varne / večnamenske razširitve internetne pošte (S / MIME) je široko uporabljen protokol za pošiljanje digitalno podpisanih in šifriranih e-poštnih sporočil. To je najbolj priporočljivo šifriranje, ki je priloženo Outlooku.

Za uporabo S / MIME v Outlooku morata tako pošiljatelj kot prejemnik imeti e-poštno aplikacijo, ki podpira standard S / MIME. Če želite poslati sporočilo s šifriranjem S / MIME, je treba v ključ v računalniku dodati tudi potrdilo S / MIME. Ko v računalniku nastavite potrdilo, ga morate nastaviti v Outlooku:

  1. Kliknite mapa v meniju, ki mu sledi Opcije > Zaupni center > Nastavitve centra zaupanja.
  2. Izberite Varnost e-pošte skozi okno na levi strani.
  3. Spodaj Šifrirano e-poštno sporočilo, kliknite Nastavitve.
  4. V Oddelek za potrdila in algoritme, kliknite Izberite in se odločite za S / MIME certifikat.
  5. kliknite v redu

Upravljanje pravic z informacijami

Šifriranje sporočil Office 365 se imenuje Upravljanje informacijskih pravic (IRM). To je metoda šifriranja, ki je na voljo v Outlooku. Za uporabo IRM mora imeti pošiljatelj šifriranje sporočil Office 365, ki je vključeno v licenco O365 E3.

Če želite uporabiti ta način šifriranja, v oknu za sporočilo sporočila kliknite Možnosti. Izberite šifriranje in izberite želeno nastavitev. Funkcija Samo za šifriranje je omogočena samo naročnikom (uporabniki Office ProPlus), ki uporabljajo tudi Exchange Online.

Šifriranje e-poštnih sporočil v Office 2010 ali 2013

Ko gre za šifriranje sporočil v programu Office 2010, imate možnost šifrirati posamezno sporočilo ali šifrirati vsa odhodna sporočila. Za šifriranje enega sporočila sledite tem korakom:

  1. Sestavite sporočilo in kliknite na Opcije zavihek.
  2. V Več možnosti, v spodnjem desnem kotu kliknite majhno puščico.
  3. Izberite Nastavitve varnosti ki mu sledi Šifrirajte vsebino in priloge sporočila potrditveno polje.
  4. Sestavite sporočilo in kliknite Pošlji.

Če se odločite, da bodo vsa sporočila šifrirano šifrirali, jih boste lahko napisali in poslali, ne da bi ob tem naredili nič. Vendar morate zapomniti, da bo prejemnik za dešifriranje teh sporočil potreboval vaš digitalni ID. Za šifriranje vseh sporočil sledite tem korakom:

  1. Kliknite na mapa v zgornjem desnem kotu.
  2. Kliknite Opcije > Zaupni center > Nastavitve centra zaupanja.
  3. Kliknite na Zavihek Varnost e-pošte, in pod Šifrirana e-pošta izberite Šifrirajte vsebino in priloge za odhodna sporočila potrditveno polje.
  4. Če želite izbrati določeno potrdilo, ki ga želite uporabiti (S / MIME ali Exchange Server Security), kliknite Nastavitve.

Uporabite Mailvelope

Če raje pošiljate e-poštna sporočila iz Outlooka z močnim šifriranjem PGP, potem bo treba uporabiti tretjo razširitvo Mailvelope. Dobra novica je, da je Mailvelope zelo enostaven za uporabo in vam bo omogočil pošiljanje šifriranih sporočil PGP vsakemu ponudniku e-pošte, ki podpira PGP.

Nastavite IP filtriranje

Drug način, kako zagotoviti, da sta Office 365 in Outlook varna, je onemogočanje dostopa ekstraneta do storitev v oblaku vašega podjetja. Če omejite, kateri IP naslovi lahko dostopajo do vašega računa Office 365, heker ne more dostopati do Outlooka, tudi če jim uspe pridobiti poverilnico in geslo računa..

Vendar je treba opozoriti, da bo omogočanje te funkcije pomenilo, da so e-poštni računi na voljo samo uslužbencem zunaj pisarne s postavitvijo VPN-ja..

Zaključek

Outlook ima veliko izvornih varnostnih funkcij, s katerimi lahko zagotovite, da so vaša e-poštna sporočila dobro zaščitena. Ne glede na to, ali uporabljate nekoliko starejšo različico Outlooka ali najnovejšo različico, ki je priložena naročniški storitvi Office 365 - ta vodič vam bo pomagal izkoristiti čim več varnostnih nastavitev.

Če želite sprejeti dodatne ukrepe za zaščito računalnika z Windows, potem morate razmisliti o uporabi Windows VPN.

Brayan Jackson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me