Ha a világ többi részéhez hasonlóan a Microsoft Outlook programot használ személyes vagy üzleti e-mailek küldésére és fogadására, akkor kíváncsi lehet arra, hogy van-e még valami más a fiókja védelme érdekében. Az e-mailek sok érzékeny információt tartalmazhatnak, ezért természetes, hogy meg akarjuk érteni az Outlookba beépített adatvédelmi és biztonsági funkciókat. Ha jelenleg nem használja ezeket a funkciókat, akkor az e-mail fiókja lehet, hogy nem olyan biztonságos, mint amilyen lehet. Szerencsére ez az útmutató segít.


Microsoft Outlook e-mail

Az alábbiakban bemutatjuk az Outlook legfontosabb beállításait. Azt is elmagyarázza, hogyan kezdje el az erős e-mail titkosítású e-maileket annak biztosítása érdekében, hogy adatait védje a szimatolástól és a hackerektől.

Állítson be egy jelszót az Outlook adatfájljainak védelméhez

Függetlenül attól, hogy az Outlook önálló verzióját (2007, 2010, 2016, 2020) vagy az Outlookot használja az Office 365-en, az első lépés, amelyet meg kell tennie, az Outlook adatfájljainak (.pst) jelszavának beállítása. Ez biztosítja, hogy személyes adatai nem érhetők el, ha valaki más használja a számítógépet - vagy megkísérli elérni az Outlook-ot, miközben távol van a billentyűzetről.

Amint be van állítva egy jelszó, akkor az Outlook indításakor és az a .pst fájl megnyitásakor a rendszer kéri a jelszavát..

  1. Nyissa meg az Outlook alkalmazást, és kattintson a fájl fül az ablak bal felső sarkában
  2. Kattintson Fiók beállítások > Fiók beállítások

    microsoft fiókbeállítások

  3. Válassza ki az adatfájlok fület, és jelölje ki az Outlook adatfájlt (.pst), amelyet jelszóval védeni szeretne. Az Office 365 rendszeren különféle típusú Outlook adatfájlokat (.pst fájlok) fog látni, beleértve az archívumot és a beérkező levelek fájljait is. Jelszóval védni szeretné a beérkező levelek adatfájlját (inbox.pst) - tehát kattintson duplán erre a fájlra.
  4. Kattintson Jelszó módosítása

    jelszó megváltoztatása a személyes mappák alatt

  5. Most írjon be egy jelszót a Új jelszó és Jelszó Megerösítése dobozok. A jelszónak robusztusnak kell lennie, ezért ügyeljen arra, hogy a kis- és nagybetűk, számok és szimbólumok keveréke legyen.
  6. kettyenés rendben és a jelszó be lesz állítva.

Ne feledje, hogy ha elfelejti a jelszavát, akkor ki lesz zárva az Outlook adatfájljából. A Microsoft nem tudja letölteni az elveszített jelszavakat vagy fiókokat. Tehát biztosítania kell, hogy emlékezzen a jelszavára - vagy mentse el egy biztonságos jelszókezelőbe.

Válasszon egy erős jelszót

Nem számít, ha jelszót választ az Office 365-be vagy az Outlook Data File-ba való bejelentkezéshez, nagyon fontos, hogy erős jelszót válasszon..

Ne feledje, hogy ha az Outlookot munkahelyen vagy iskolában használja, akkor valószínű, hogy Microsoft Exchange kiszolgálón van. Ebben az esetben beszélnie kell a helyi rendszergazdával a jelszó beállításához.

Minden használt jelszónak (minden egyes online fióknál) egyedinak kell lennie. Ez megakadályozza, hogy a hackerek hozzáférjenek egy másodlagos fiókhoz, ha az behatol. Az erős jelszavaknak tartalmazniuk kell a felső és az alsó karaktereket, számokat és szimbólumokat.

Minél hosszabb a jelszó, annál biztonságosabb lesz. Ezért tanácsos jelszókezelőt használni az Outlook (és az összes többi fiók) erős, egyedi jelszavakkal történő védelme érdekében. Soha ne válasszon nyilvánvaló jelszavakat, például születésnapokat, háziállatok neveit és egyéb olyan információkat, amelyek valószínűleg kitalálhatók.

Ezenkívül soha ne hagyja a jelszavát olyan helyen, ahol könnyen felfedezhető. A számítógép-monitorra ragasztott postai úton lévő jelszó kényelmes lehet, de bárki számára hozzáférést biztosít a számítógépéhez, bárki könnyen hozzáférhet fiókjához..

A Dual Factor Auth

Ha már átállt az Outlook használatára az Office 365 rendszeren, akkor javasoljuk, hogy állítsa be a dupla faktor auth (2FA) beállítást. Ez növeli az Office 365-fiók biztonságát, és védi az összes e-mailt.

Az Outlook online Office 365 verziójának használata azt jelenti, hogy a bejelentkezéshez mindig szükség van jelszavára és 2FA-módszerére. Érdemes megjegyezni, hogy ha a webes ügyfelet bejelentkezve hagyja - valaki hozzáférhet az Ön e-mailjeihez, ha távol van a számítógéped. Ezért fontos, hogy rendszeresen kijelentkezzen.

Az elemeket tegye magáévá

Bárki, aki az Outlookot használja az Exchange kiszolgálón, választhatja, hogy az elemeket létrehozásakor privátvá tegye. Amikor egy elemet magántulajdonba állít, az Exchange kiszolgálón lévő többi felhasználó nem fér hozzá az adott elemre vonatkozó konkrét részletekhez.

Az elemek privátvá tételéhez kattintson az elemek melletti privát jelölőnégyzetre, amikor létrehozza azokat. Ne feledje, hogy a mappákhoz való hozzáféréssel rendelkező más felhasználók képesek lesznek elemeket megnyitni, kivéve, ha kifejezetten megtagadják a hozzáférést.

Így annak érdekében, hogy az elemeket magántulajdonban tartsák, meg kell választani Opciók ban,-ben Eszközök menü és kattintson a A küldöttek fület. Most válassza ki a felhasználót, és kattintson az ikonra Engedélyek hogy törölje a jelölést A küldöttek láthatják a magántulajdonomat jelölőnégyzetet. Minden egyes felhasználó számára vissza kell vonnia a hozzáférést.

Rögzítse a mappákat

Az egyes mappák jelszóvédelme kiváló módja annak, hogy megakadályozzuk bárki hozzáférését a személyes adataihoz. Ez döntő jelentőségű lehet egy forgalmas irodában, ahol az emberek szabadon járhatnak az íróasztalokon észrevétlenül. Jelszó beállítása a személyes mappákhoz:

  1. Kattintson a jobb egérgombbal a legfelső szintű mappára, ezt általában hívják Személyes mappa
  2. választ Tulajdonságok a személyes mappákhoz
  3. Amíg a Tábornok fülre kattintás Fejlett
  4. kettyenés Jelszó és írjon be biztonságos jelszót mindkét mezőbe

kiválasztása Mentse el ezt a jelszót a jelszó listájába lehetővé teszi a hackerek (vagy rosszindulatú kolléga, családtag vagy háziasszony) számára, hogy könnyen megkerüljék ezt a jelszóvédelmet. Tehát ne kattintson erre, ehelyett ellenőrizze, hogy emlékszik-e jelszavára, vagy tárolja-e biztonságos jelszókezelőben.

Érdemes megjegyezni, hogy az egyes almappák jelszóval nem védhetők meg. Mindent csak a jelszóval védhet a legfelső szintű mappából.

Frissítse az Outlookot

Rendszeresen fedeznek fel új böngészők és szoftverek sebezhetőségét. Ezért fontos az Outlook verziójának, valamint a böngészőnek és az operációs rendszernek a rendszeres frissítése.

A rendszer frissítése a Windows Defender legújabb biztonsági javításaival, valamint a legfrissebb víruskereső szoftverek biztosítása - megakadályozza, hogy vírusok, spyware, rootkit és trójaiak áldozatává váljanak, amelyek a hackerek számára hozzáférést is biztosíthatnak a az Outlook e-mailjeit.

A frissítések ellenőrzéséhez jelentkezzen be az Office 365-be, és lépjen az Outlook-ba Számla információ ablak. kettyenés Irodai fiók a képernyő bal oldalán lévő menüablakban. Most megjelenik a Microsoft termékadatok ablak. Kattintson Az Office frissítéseket követte által Frissítse most letölthető és telepíthető a legújabb verzió. Ha az irodai alkalmazások futnak, akkor a rendszer felkérheti őket, hogy indítsák újra őket, és a számítógépet, hogy a frissítéseket megfelelően végezzék el.

Keresse meg a megbízható feladó ikonját

E-mailek fogadásakor fontos ellenőrizni a zöld pajzsot és a megbízható feladó üzenetet. Ez lehetővé teszi, hogy ellenőrizze a beérkező üzenetek biztonságát, különösen akkor, ha érkezik valami, amely gyanús.

Bármikor, amikor egy olyan üzenet megérkezik az Outlookba, amely nem rendelkezik a megbízható feladó ikonjával, érdemes egyeztetni a feladóval annak ellenőrzése érdekében, hogy valóban elküldték az üzenetet; ha nem, akkor adathalász támadás lehet.

Adjon meg névjegyeket a biztonságos és blokkolt feladók listájához

Feladó hozzáadása a blokkolt feladók listájához arra kényszeríti az üzeneteket, hogy a Junk email mappába menjenek. Ez egy jó módszer annak biztosítására, hogy a nem kívánt e-maileket automatikusan kiszűrjük.

Rendszeresen frissítse a Microsoft-fiók jelszavát

Az Outlook Data Files és mappák jelszavának frissítése mellett elengedhetetlen, hogy rendszeresen frissítse az online Microsoft-fiókjának jelszavát. Ehhez hajtsa végre az alábbi lépéseket:

  1. Jelentkezzen be Microsoft-fiókjába, és kattintson a gombra profil ikonra a jobb felső sarokban.
  2. választ A Microsoft-fiók megtekintése a legördülő menüből.
  3. kettyenés Biztonság a képernyő tetején megjelenő menüből.
  4. kettyenés Jelszó módosítása a biztonsági alapmenüből.
  5. Ellenőrizze személyazonosságát e-mailben vagy szöveges kóddal.
  6. Írja be a régi jelszót, majd egy új jelszót (a beállításhoz kétszer kell beírnia).

A jelszó rendszeres frissítése megvédi a brutális erőszakos támadásokat és az adathalászokat, amelyek miatt a régi jelszavadat a betolakodók veszélyeztethetik. A biztonság érdekében beállíthatja, hogy emlékeztesse Önt, hogy 72 naponként frissítse a jelszavát. Ha rendelkezik jelszókezelővel, akkor felhasználhatja erõs jelszó automatikus generálására minden alkalommal, amikor a program kéri a frissítést.

Bejelentkezés előtt ellenőrizze a címsort

Függetlenül attól, hogy az Outlookot vagy az Office 365-et használja, mindig érdemes ellenőrizni a címsor URL-jét annak ellenőrzése érdekében, hogy valóban bejelentkezik-e a hivatalos webhelyre. Ha fiókjába bejelentkezik egy e-mailben vagy webhelyen található linkből, akkor véletlenül átadhatja a bejelentkezési adatait egy hackernek..

Titkosítás segítségével küldjön e-maileket az Office 365 alkalmazásban

Az e-mailek védelme az átvitel során csak a végpontok közötti titkosítással biztosítható. Az Outlook for Office 365 lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy e-maileket küldjenek S / MIME titkosítással és az Office 365 üzenet titkosítással.

S / MIME

A biztonságos / többcélú internetes e-mail kiterjesztések (S / MIME) széles körben használt protokoll digitális aláírással és titkosított e-mail üzenetek küldésére. Ez az Outlook számára a leginkább ajánlott titkosítás.

Az S / MIME használatához az Outlookban mind a feladónak, mind a címzettnek rendelkeznie kell az S / MIME szabványt támogató levelezőalkalmazással. Az üzenet S / MIME titkosítással történő elküldéséhez az S / MIME tanúsítványt is hozzá kell adnia a számítógép kulcstartójához. Miután beállította a tanúsítványt a számítógépen, beállítania kell azt az Outlook programban:

  1. kettyenés fájl a menüben, majd a Opciók > Trust Center > Trust Center beállítások.
  2. választ E-mail biztonság a bal oldali ablaktól.
  3. Alatt Titkosított e-mail, kettyenés Beállítások.
  4. Ban,-ben Tanúsítványok és algoritmusok szakasz, kettyenés Választ és válassza az S / MIME tanúsítványt.
  5. kettyenés rendben

Információs jogok kezelése

Az Office 365 üzenet titkosítását információs jogkezelésnek (IRM) nevezzük. Ez egy titkosítási módszer, amelyet az Outlook tartalmaz. Az IRM használatához a feladónak rendelkeznie kell az Office 365 üzenet titkosítással, amely szerepel az O365 E3 licencben.

A titkosítási módszer használatához kattintson az Opciók elemre az üzenet írási ablakában. Válassza ki a titkosítást, és válassza ki a kívánt beállítást. A Csak titkosítás szolgáltatás csak az előfizetők (Office ProPlus felhasználók) számára engedélyezett, akik szintén Exchange Online szolgáltatást használnak.

E-mailek titkosítása az Office 2010 vagy 2013 alkalmazásban

Az Office 2010-en belüli üzenetek titkosításakor lehetősége van akár egyetlen üzenet titkosítására, akár az összes kimenő üzenet titkosítására. Egyetlen üzenet titkosításához kövesse az alábbi lépéseket:

  1. Írjon egy üzenetet, majd kattintson a Opciók lap.
  2. Ban ben Több lehetőség, kattintson a jobb alsó sarokban lévő kis nyílra.
  3. választ Biztonsági beállítások követi a Titkosítsa az üzenet tartalmát és a mellékleteket négyzetet.
  4. Írja le üzenetét, majd kattintson az OK gombra Küld.

Ha alapértelmezés szerint az összes üzenet titkosítását választja, akkor képes lesz írni és elküldeni őket anélkül, hogy az időközben bármit megtenne. Ne feledje azonban, hogy ahhoz, hogy a címzett visszafejtse ezeket az üzeneteket, szüksége lesz az Ön digitális azonosítójára. Az összes üzenet titkosításához kövesse az alábbi lépéseket:

  1. Kattints a fájl fül a jobb felső sarokban.
  2. kettyenés Opciók > Trust Center > Trust Center beállítások.
  3. Kattints a E-mail biztonság fül, és alatt Titkosított e-mail válaszd ki a Titkosítsa a kimenő üzenetek tartalmát és mellékleteit jelölőnégyzetet.
  4. Adott tanúsítvány kiválasztásához (S / MIME vagy Exchange Server Security) kattintson a gombra Beállítások.

Használja a Mailvelope-t

Ha inkább az Outlook alkalmazásból szeretne e-maileket küldeni erős PGP titkosítással, akkor a külső gyártó Mailvelope kiterjesztését kell használni. A jó hír az, hogy a Mailvelope nagyon egyszerűen használható, és lehetővé teszi, hogy PGP titkosított e-maileket küldjön minden olyan e-mail szolgáltatóra, amely támogatja a PGP-t.

IP szűrés beállítása

Az Office 365 és az Outlook biztonságának biztosításának másik módja az, hogy tiltja az üzleti hálózat felhőalapú szolgáltatásaihoz való extranet-hozzáférést. Ha korlátozza, hogy mely IP-címek férhetnek hozzá az Office 365-fiókhoz, akkor a hackerek nem férhetnek hozzá az Outlookhoz, még akkor sem, ha sikerül megszerezniük egy fiók hitelesítő adatait és jelszavát..

Érdemes azonban megjegyezni, hogy ennek a funkciónak a bekapcsolása azt jelenti, hogy az e-mail fiókok csak az irodán kívüli alkalmazottak számára érhetők el VPN beállításával..

Következtetés

Az Outlooknak nagyon sok natív biztonsági funkciója van, amelyek felhasználhatók az e-mailek megfelelő védelmének biztosítására. Nem számít, ha az Outlook kissé régebbi verzióját használja, vagy az Office 365 előfizetési szolgáltatáshoz tartozó legújabb verziót használja - ez az útmutató segít a lehető legtöbb biztonsági beállítás felhasználásában.

Ha további intézkedéseket szeretne tenni a Windows PC biztonságához, akkor fontolóra kell vennie a Windows VPN használatát.

Brayan Jackson
Brayan Jackson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me