Ak rovnako ako mnohí na celom svete používate program Microsoft Outlook na odosielanie a prijímanie osobných alebo obchodných e-mailov, možno by vás zaujímalo, či je ešte viac možností, ako chrániť svoj účet. E-maily môžu obsahovať veľa citlivých informácií, takže je prirodzené chcieť porozumieť funkciám ochrany osobných údajov a zabezpečenia, ktoré sú súčasťou aplikácie Outlook. Ak v súčasnosti tieto funkcie nepoužívate, váš e-mailový účet nemusí byť taký bezpečný, ako by mohol byť. Našťastie je tu tento sprievodca, ktorý vám pomôže.


E-mail programu Microsoft Outlook

Nižšie vás prevedieme všetkými najdôležitejšími nastaveniami potrebnými na sprístupnenie programu Outlook. Vysvetlíme tiež, ako začať odosielať e-maily so silným šifrovaním, aby ste sa uistili, že vaše údaje sú chránené proti snoopingu a hackerom.

Nastavte heslo na ochranu vašich dátových súborov programu Outlook

Či už používate samostatnú verziu programu Outlook (2007, 2010, 2016, 2020) alebo Outlook na Office 365, prvá vec, ktorú by ste mali urobiť, je nastavenie hesla pre vaše dátové súbory programu Outlook (.pst). Zabezpečíte tak, že vaše osobné údaje nebudú prístupné, ak váš počítač používa niekto iný - alebo sa pokúsite získať prístup k programu Outlook, keď ste mimo klávesnice..

Po nastavení hesla sa zobrazí výzva na zadanie hesla pri spustení programu Outlook aj pri otvorení súboru a.pst..

  1. Otvorte program Outlook a kliknite na ikonu súbor v ľavom hornom rohu okna
  2. Kliknite na Nastavenia účtu > Nastavenia účtu

    nastavenia účtu Microsoftu

  3. Vyberte kartu dátových súborov a zvýraznite dátový súbor programu Outlook (.pst), ktorý chcete chrániť heslom. Na Office 365 uvidíte rôzne typy dátových súborov programu Outlook (súbory .pst) vrátane archívneho súboru a súboru doručenej pošty. Chcete heslom chrániť dátový súbor doručenej pošty (inbox.pst) - tak naň dvakrát kliknite.
  4. Kliknite na Zmeniť heslo

    zmeniť heslo v osobných priečinkoch

  5. Teraz zadajte heslo do Nové heslo a Overte heslo boxy. Heslo by malo byť robustné, preto sa uistite, že ide o kombináciu veľkých a malých písmen, číslic a symbolov.
  6. cvaknutie OK a heslo bude nastavené.

Nezabudnite, že ak zabudnete svoje heslo, váš dátový súbor programu Outlook bude zablokovaný. Spoločnosť Microsoft nemôže načítať stratené heslá alebo účty. Musíte sa preto ubezpečiť, že si môžete zapamätať svoje heslo - alebo že ste ho uložili v bezpečnom správcovi hesiel.

Vyberte silné heslo

Bez ohľadu na to, či vyberiete heslo na prihlásenie do aplikácie Office 365 alebo do dátového súboru Outlook, je dôležité, aby ste vybrali silné heslo.

Nezabudnite, že ak používate program Outlook v práci alebo v škole, je možné, že sa nachádzate na serveri Microsoft Exchange. Ak je to váš prípad, budete musieť hovoriť s miestnym správcom systému, aby ste nastavili heslo.

Každé heslo, ktoré používate (pre každý online účet, ktorý vlastníte), by malo byť jedinečné. To zabráni hackerom v prístupe na sekundárny účet v prípade, že dôjde k preniknutiu. Silné heslá musia obsahovať horné a dolné znaky, čísla a symboly.

Čím dlhšie je heslo, tým bezpečnejšie bude. Z tohto dôvodu je vhodné používať správcu hesiel, aby ste chránili svoj Outlook (a všetky vaše ďalšie účty) silnými jedinečnými heslami. Nikdy nevyberajte zrejmé heslá, ako sú narodeniny, domáce zvieratá a iné informácie, ktoré by sa mohli uhádnuť.

Okrem toho nikdy nenechávajte svoje heslo ležať niekde tam, kde je ľahké ho nájsť. Heslo na poznámke, ktorá je nalepená na monitore počítača, môže byť výhodné, ale tiež každému, kto má prístup k vášmu počítaču, ľahký prístup k vášmu účtu.

Nastavenie autorizácie duálneho faktora

Ak ste prešli na používanie programu Outlook na Office 365, odporúča sa nastaviť duálny faktor auth (2FA). Tým sa zvýši bezpečnosť vášho účtu Office 365 a ochránia sa všetky vaše e-maily.

Používanie online verzie Office 365 programu Outlook znamená, že na prihlásenie sa vždy potrebujete vaše heslo a metódu 2FA. Je však potrebné poznamenať, že ak necháte prihláseného webového klienta, niekto by mohol mať prístup k vašim e-mailom, keď ste mimo dosahu. tvoj počitač. Z tohto dôvodu je dôležité, aby ste sa pravidelne odhlasovali.

Nastaviť položky ako súkromné

Každý, kto používa program Outlook na serveri Exchange, sa môže rozhodnúť, že položky bude súkromné, keď sa vytvoria. Keď položku nastavíte ako súkromnú, ostatní používatelia na serveri Exchange nebudú mať prístup k žiadnym konkrétnym podrobnostiam o tejto položke.

Ak chcete položky označiť ako súkromné, pri ich vytváraní kliknite na začiarkavacie políčko súkromné. Nezabudnite, že ostatní používatelia, ktorí majú povolenie na prístup k vašim zložkám, budú môcť otvárať položky, pokiaľ im výslovne nezakážete prístup.

Aby ste sa uistili, že položky zostanú súkromné, musíte si vybrať možnosti v Ponuka nástrojov a kliknite na ikonu delegáti tab. Teraz vyberte používateľa a kliknite na tlačidlo oprávnenie zrušte výber Delegát môže vidieť moje súkromné ​​položky začiarkavacie políčko. Budete musieť zrušiť prístup pre každého jednotlivého používateľa.

Zabezpečte svoje priečinky

Ochrana jednotlivých priečinkov pomocou hesla je vynikajúci spôsob, ako zabrániť komukoľvek v prístupe k vašim súkromným údajom. To môže byť rozhodujúce v rušnej kancelárii, kde ľudia môžu voľne chodiť po stoloch bez povšimnutia. Nastavenie hesla pre osobné priečinky:

  1. Pravým tlačidlom myši kliknite na priečinok najvyššej úrovne, ktorý sa zvyčajne nazýva Osobný priečinok
  2. vybrať Vlastnosti osobných priečinkov
  3. Zatiaľ čo na všeobecný kliknite na kartu Pokročilé
  4. cvaknutie Zmeniť heslo a do oboch polí zadajte bezpečné heslo

Voľba Uložiť toto heslo do svojho zoznamu hesiel umožní hackerovi (alebo protivnému kolegovi, členovi rodiny alebo spolubývajúcemu) ľahko obísť túto ochranu heslom. Neklikajte na to a namiesto toho sa uistite, že si pamätáte svoje heslo alebo ho uložíte v bezpečnom správcovi hesiel.

Je potrebné poznamenať, že nemôžete chrániť heslom jednotlivé podpriečinky. Môžete chrániť heslom iba všetko z priečinka najvyššej úrovne.

Aktualizujte program Outlook

Pravidelne sa zisťujú nové zraniteľné miesta pre prehliadače a softvér. Z tohto dôvodu je dôležité pravidelne aktualizovať svoju verziu programu Outlook, ako aj prehľadávač a operačný systém.

Aktualizácia systému pomocou najnovších bezpečnostných opráv pre program Windows Defender, ako aj zabezpečenie aktuálneho antivírusového softvéru - vás prestane stávať obeťou vírusov, spywaru, rootkitov a trójskych koní, ktoré by tiež mohli hackerom poskytnúť prístup k vaše e-maily programu Outlook.

Ak chcete skontrolovať dostupnosť aktualizácií, prihláste sa do balíka Office 365 a prejdite do programu Outlook Informácie o účte okno. cvaknutie Kancelársky účet v paneli ponuky naľavo od obrazovky. Teraz sa zobrazí okno Informácie o produkte spoločnosti Microsoft. Kliknite na Nasledovali aktualizácie balíka Office podľa Teraz aktualizovať stiahnuť a nainštalovať najnovšiu verziu. Ak máte spustené kancelárske aplikácie, môže sa zobraziť výzva na ich reštart a počítač, aby sa aktualizácie dokončili správne.

Vyhľadajte ikonu dôveryhodného odosielateľa

Pri prijímaní e-mailov je dôležité skontrolovať zelený štít a správu dôveryhodného odosielateľa. To vám umožní skontrolovať bezpečnosť správy, ktorá sa dostane do vašej doručenej pošty, najmä ak príde niečo, o čom máte podozrenie..

Kedykoľvek sa v programe Outlook zobrazí správa, ktorá nemá ikonu dôveryhodného odosielateľa, stojí za to skontrolovať odosielateľa a overiť, či správu skutočne odoslali; ak nie, mohlo by ísť o phishingový útok.

Pridajte kontakty do bezpečných a blokovaných zoznamov odosielateľov

Pridanie odosielateľa do zoznamu blokovaných odosielateľov prinúti ich správy prejsť do priečinka Nevyžiadaná pošta. Je to dobrý spôsob, ako zaistiť, aby boli nežiaduce e-maily automaticky odfiltrované.

Pravidelne aktualizujte heslo pre svoj účet Microsoft

Okrem aktualizácie hesla pre vaše dátové súbory a priečinky programu Outlook je dôležité zabezpečiť, aby ste pravidelne aktualizovali heslo pre svoj online účet Microsoft. Použite tento postup:

  1. Prihláste sa do svojho účtu Microsoft a kliknite na ikonu ikona profilu v pravom hornom rohu.
  2. vybrať Zobraziť účet Microsoft z rozbaľovacej ponuky.
  3. cvaknutie zabezpečenia z ponuky, ktorá sa zobrazí v hornej časti obrazovky.
  4. cvaknutie Zmeniť heslo zvnútra základnej ponuky zabezpečenia.
  5. Overte svoju totožnosť prostredníctvom e-mailu alebo textového kódu.
  6. Zadajte staré heslo a nové heslo (na jeho nastavenie budete musieť zadať dvakrát).

Aktualizácia hesla pravidelne chráni pred útokmi hrubou silou a neoprávneným získavaním údajov, ktoré mohli spôsobiť, že vaše staré heslo bude vystavené votrelcom. Ak chcete byť v bezpečí, môžete ho nastaviť tak, aby vás každých 72 dní upozorňovalo na aktualizáciu hesla. Ak máte správcu hesiel, môžete ho použiť na automatické vygenerovanie silného hesla vždy, keď sa zobrazí výzva na jeho aktualizáciu.

Pred prihlásením skontrolujte panel s adresou

Či už používate program Outlook alebo Office 365, vždy stojí za to skontrolovať adresu URL v paneli s adresou a skontrolovať, či sa skutočne prihlasujete na oficiálnu webovú stránku. Ak sa prihlásite do svojho účtu pomocou odkazu v e-maile alebo webe, môže to mať za následok, že omylom odovzdáte prihlasovacie údaje hackerovi..

Na odosielanie e-mailov v aplikácii Office 365 používajte šifrovanie

Jediným spôsobom, ako zabezpečiť, aby boli e-maily chránené pri preprave, je zabezpečenie pomocou šifrovania end-to-end. Program Outlook pre Office 365 poskytuje používateľom možnosť odosielať e-maily pomocou šifrovania S / MIME a šifrovania správ Office 365..

S / MIME

Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions (S / MIME) je široko používaný protokol na odosielanie digitálne podpísaných a šifrovaných e-mailových správ. Toto je najviac odporúčané šifrovanie, ktoré sa dodáva s programom Outlook.

Ak chcete používať S / MIME v programe Outlook, odosielateľ aj príjemca musia mať poštovú aplikáciu, ktorá podporuje štandard S / MIME. Ak chcete odoslať správu pomocou šifrovania S / MIME, musíte tiež pridať certifikát S / MIME do kľúčovej karty vo vašom počítači. Po nastavení certifikátu v počítači ho musíte nastaviť v programe Outlook:

  1. cvaknutie súbor v ponuke, za ktorou nasleduje možnosti > Trust Center > Nastavenia centra dôveryhodnosti.
  2. vybrať Zabezpečenie e-mailu z okna vľavo.
  3. pod Šifrovaný e-mail, cvaknutie nastavenie.
  4. V Časť Certifikáty a algoritmy, cvaknutie zvoliť a zvoliť si certifikát S / MIME.
  5. cvaknutie OK

Správa práv na informácie

Office 365 Message Encryption sa nazýva Správa práv na informácie (IRM). Je to metóda šifrovania, ktorá sa poskytuje v programe Outlook. Aby mohol odosielateľ používať IRM, musí mať šifrovanie správ Office 365, ktoré je súčasťou licencie O365 E3..

Ak chcete použiť túto metódu šifrovania, kliknite na Možnosti v okne na písanie správy. Vyberte šifrovanie a vyberte požadované nastavenie. Funkcia Šifrovať iba je povolená iba pre predplatiteľov (používateľov balíka Office ProPlus), ktorí tiež používajú službu Exchange Online.

Šifrovanie e-mailov v balíku Office 2010 alebo 2013

Pokiaľ ide o šifrovanie správ v rámci balíka Office 2010, máte možnosť šifrovať jednu správu alebo šifrovať všetky odchádzajúce správy. Pri šifrovaní jednej správy postupujte takto:

  1. Napíšte správu a kliknite na ikonu možnosti pútko.
  2. v Viac možností, kliknite na malú šípku v pravom dolnom rohu.
  3. vybrať Bezpečnostné nastavenia nasledovaný Zašifrujte obsah správy a prílohy checkbox.
  4. Napíšte správu a potom kliknite na tlačidlo OK send.

Ak sa rozhodnete šifrovať všetky správy v predvolenom nastavení, budete ich môcť písať a odosielať bez toho, aby ste v tom čase urobili čokoľvek. Musíte si však uvedomiť, že na to, aby príjemca mohol dešifrovať tie správy, bude potrebovať vaše digitálne ID. Ak chcete zašifrovať všetky správy, postupujte takto:

  1. Kliknite na ikonu súbor v pravom hornom rohu.
  2. cvaknutie možnosti > Trust Center > Nastavenia centra dôveryhodnosti.
  3. Kliknite na ikonu Karta Zabezpečenie e-mailu, a pod Šifrovaný e-mail vyberte Zašifrujte obsah a prílohy odchádzajúcich správ začiarkavacie políčko.
  4. Pre výber konkrétneho certifikátu (S / MIME alebo Exchange Server Security) kliknite na nastavenie.

Použite poštovú obálku

Ak uprednostňujete odosielanie e-mailov z Outlooku pomocou silného šifrovania PGP, bude potrebné použiť poštovú obálku s rozšírením tretej strany. Dobrou správou je, že Mailvelope sa veľmi ľahko používa a umožní vám posielať e-maily šifrované PGP každému e-mailovému poskytovateľovi, ktorý podporuje PGP..

Nastavenie filtrovania IP

Ďalším spôsobom, ako zaistiť bezpečnosť svojich služieb Office 365 a Outlook, je zakázať extranetový prístup k cloudovým službám vašej firmy. Obmedzením toho, ktoré adresy IP môžu pristupovať k vášmu účtu Office 365, je pre hackerov nemožné získať prístup k programu Outlook, aj keď sa im podarí získať oprávnenie a heslo účtu.

Je však potrebné poznamenať, že povolenie tejto funkcie bude znamenať, že e-mailové účty sú k dispozícii iba zamestnancom mimo kancelárie nastavením VPN.

záver

Program Outlook obsahuje množstvo natívnych bezpečnostných funkcií, ktoré sa dajú použiť na zabezpečenie dobrej ochrany vašich e-mailov. Bez ohľadu na to, či používate mierne staršiu verziu programu Outlook alebo najnovšiu verziu dodávanú s predplatenou službou Office 365 - táto príručka vám pomôže využiť čo najviac bezpečnostných nastavení..

Ak chcete podniknúť ďalšie opatrenia na zabezpečenie počítača so systémom Windows, mali by ste zvážiť použitie siete Windows VPN.

Brayan Jackson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me